Utiliser des rapports avancés

Dans cet article

Dans cet article, vous trouverez les informations suivantes :

• Contexte
• Ouvrir un rapport avancé
• Statut d'un rapport avancé
• Contenu d'un rapport avancé
• Générer un rapport avancé
• Sélectionner les données
• Filtrer les sessions
• Modifier un rapport avancé
• Mettre à jour un rapport avancé
• Exporter un rapport avancé vers Excel
• Exporter un rapport avancé vers PDF
• Dupliquer un rapport avancé
• Partager un rapport avancé
• Supprimer un rapport avancé
• Voir et exporter le rapport, les réponses ou l'historique d'une session
• Accéder au module Rapports avancés 
• Plus d'informations

Contexte

Dans le module Rapports avancés, vous pouvez générer des rapports entièrement personnalisés sur la base de votre propre sélection de données et de vos filtres de session.

En outre, vous pouvez :

• mettre rapidement à jour votre rapport en tenant compte des sessions récemment terminées.
• modifier facilement votre rapport en changeant votre sélection de données et vos filtres.
• personnaliser l'aperçu du rapport en fonction de vos besoins.
• partager et/ou exporter votre rapport.
• ...

Ouvrir un rapport avancé

Pour ouvrir un rapport avancé, procédez comme suit :

1. Sélectionnez Résultats > Rapports avancés.
   Résultat : L'aperçu des rapports avancés s'affiche. Par défaut, vous verrez les rapports avancés que vous avez créés vous-même ou qui ont été partagés avec vous. 

   Astuce: Vous pouvez personnaliser l'affichage du tableau de l'aperçu en cliquant sur l'icône de tableau  dans le coin supérieur droit et en (dé)sélectionnant les colonnes de votre choix. 

2. Utilisez la barre de recherche et de filtrage en haut de l'aperçu pour trouver rapidement le rapport dont vous avez besoin.
3. Cliquez sur le rapport de votre choix.
   Résultat: L'onglet Aperçu du rapport avancé s'affiche. Vous pouvez ouvrir l'onglet Rapport personnalisé pour obtenir plus de détails et personnaliser le contenu du rapport. Pour plus d'informations, voir Contenu d'un rapport avancé ci-dessous. 

Statut d'un rapport avancé

Un rapport avancé peut avoir 4 statuts :

• Brouillon:
  Le rapport a été créé mais n'a pas encore été généré.
• En cours
  Le rapport est en cours de génération. Si de nombreuses données doivent être extraites, il peut s'écouler un certain temps avant que le rapport ne soit disponible. Dans ce cas, le rapport a le statut En cours. 
• Prêt
  Le rapport est disponible et peut être ouvert.  
• Erreur
  Il y a eu un problème lors de la génération du rapport. Vous verrez un message vous conseillant de modifier le rapport.

Contenu d'un rapport avancé

Lorsque vous ouvrez un rapport avancé, vous voyez les onglets Aperçu et Rapport personnalisé.

Aperçu

L'onglet Aperçu contient un résumé utile qui vous donne un aperçu rapide du rapport avancé :

• Nom du rapport avancé, date à laquelle le rapport a été généré pour la dernière fois et par qui.
• Nombre de sessions contenues dans le rapport et nombre de sessions démarrées ou terminées.
• Aperçu de la sélection et de l'organisation des données utilisées dans le rapport.
• Aperçu des filtres de sessions utilisés dans le rapport.
• Aperçu des résultats

Rapport personnalisé

Dans le coin supérieur droit, vous voyez l'heure à laquelle le rapport a été généré pour la dernière fois et par qui. En dessous, vous trouverez un aperçu détaillé du rapport. Par défaut, les informations suivantes s'affichent :

• Nom
• Démarré le
• Terminé le
• Temps passé
• Score

Vous pouvez toutefois personnaliser complètement cette vue d'ensemble :

• Vous pouvez ajouter des informations supplémentaires pour que la vue d'ensemble contienne tous les détails du rapport dont vous avez besoin:
  Cliquez sur l'icône de tableau  dans le coin supérieur droit :
  • (Dé)sélectionnez les colonnes de votre choix.
  • Cliquez OK. 
    
    
• Vous pouvez modifier l'ordre des colonnes dans le tableau en cliquant sur un en-tête de colonne et en le faisant glisser jusqu'à la position souhaitée.
  
  
• Vous pouvez également adapter la largeur de chaque colonne à vos besoins.

Le rapport personnalisé vous permet également de consulter les détails d'une session spécifique. Pour plus d'informations, voir Voir et exporter le rapport, les réponses ou l'historique d'une session ci-dessous.

Générer un rapport avancé

Pour générer un rapport avancé, procédez comme suit :

1. Sélectionnez Résultats > Rapports avancés.
   Résultat : L'aperçu des rapports avancés s'affiche.  
2. Cliquez +Ajouter en haut à droite de la page d'aperçu.
   Résultat : Une version brouillon de votre rapport avancé est créée. 
3. Saisissez le nom du rapport dans le fil d'Ariane en haut de la page.
4. Dans la section Sélectionner et organiser les données:
   • Cliquez sur le premier niveau que vous souhaitez voir apparaître dans votre rapport.
     Résultat : Le niveau que vous avez sélectionné est ajouté en haut. Par défaut, toutes les données disponibles pour ce niveau (par exemple, toutes vos planifications ou toutes vos activités) seront affichées dans le rapport.
   • Optionnellement, vous pouvez affiner la sélection des données pour le niveau sélectionné. 
     Par exemple, si vous sélectionnez Planifications comme premier niveau de votre rapport, vous pouvez filtrer sur le statut des Planifications et/ou sélectionner des planifications spécifiques. Pour plus d'informations, voir la section Sélectionner les données ci-dessous.
     
   • Sélectionnez le(s) niveau(x) suivant(s) de votre rapport.

     Notes:

     • Vous pouvez organiser vos données sur un maximum de 5 niveaux. Par exemple :
       
     • Le niveau Sessions est par défaut le dernier niveau. Il n'est pas possible d'ajouter un niveau inférieur à celui des Sessions.
5. Optionnellement, vous pouvez affiner la sélection des sessions dans la section Filtres de sessions. Pour plus d'informations, voir Filtrer les sessions ci-dessous.
6. Cliquez sur Générer pour obtenir votre rapport.
   Résultat : Votre rapport sera généré en arrière-plan et sera affiché dans votre centre de notification  lorsqu'il sera prêt. Dans l'aperçu des rapports avancés, votre rapport a le statut En cours tant qu'il n'est pas terminé. Lorsqu'il est terminé, le statut devient Prêt. 

Sélectionner les données

Dans la section Sélectionner et organiser les données d'un rapport avancé, vous pouvez sélectionner les données que vous souhaitez voir apparaître dans votre rapport.

Dans l'exemple ci-dessous, un rapport sera généré pour une sélection de 2 activités et 20 utilisateurs.

Pour définir la sélection des données, procédez comme suit :

1. Sélectionnez Résultats > Rapports avancés.
2. Ouvrez le rapport avancé de votre choix, voir Ouvrir un rapport avancé.
3. Dans la section Sélectionner et organiser les données, ouvrez la liste déroulante du niveau de données pour lequel vous souhaitez affiner la sélection et cliquez sur l'option Sélectionnez.
   
   Résultat: La fenêtre contextuelle Sélectionnez s'ouvre dans l'onglet Disponible.
4. Utilisez la barre de filtre et de recherche pour affiner votre recherche et cliquez sur l'icône  en face des données que vous souhaitez ajouter à votre rapport. 
   Résultat: Vous constatez que le compteur de l'onglet Sélectionné(e)s est augmenté du nombre de sélections que vous avez ajoutées.
   
   

   Astuce: Cliquez sur l'onglet Sélectionné(e)s pour vérifier les données que vous avez sélectionnées.

5. Cliquez sur OK en bas à droite pour fermer la fenêtre contextuelle de sélection.
   Résultat: Vous revenez à la section Sélectionner et organiser de votre rapport.

Filtrer les sessions

Dans la section Filtres de session d'un rapport avancé, vous pouvez (facultativement) affiner la sélection des sessions que vous souhaitez voir apparaître dans votre rapport.

Dans l'exemple ci-dessous, un rapport ne sera généré que pour les sessions terminées entre le 1/9/2023 et le 31/12/2023 et dont le score est compris entre 60 % et 100 %.

Modifier un rapport avancé

Si vous souhaitez modifier la sélection des données, l'organisation des données et/ou les filtres de sessions dans un rapport avancé, vous pouvez éditer le rapport et apporter les modifications nécessaires.

Pour modifier un rapport avancé, procédez comme suit :

1. Sélectionnez Résultats > Rapports avancés.
2. Ouvrez le rapport avancé de votre choix, voir Ouvrir un rapport avancé.
3. Cliquez sur Modifier dans le coin supérieur droit.
   Résultat : La page de sélection et de filtrage des données pour votre rapport s'affiche.
4. Si vous souhaitez modifier les paramètres concernant :
   • la sélection et l'organisation des données, voir Sélectionner les données.
   • les filtres de sessions, voir Filtrer les sessions.
5. Cliquez sur Enregistrer. 
   Résultat: Le rapport sera régénéré en tenant compte des nouveaux paramètres. Une notification peut être trouvée dans votre centre de notification  lorsque le rapport est prêt. Dans l'aperçu des rapports avancés, votre rapport a le statut En cours tant qu'il n'est pas disponible. Lorsqu'il est disponible, le statut devient Prêt.

Mettre à jour un rapport avancé

Un rapport avancé vous donne un aperçu des résultats obtenus au moment où le rapport a été généré. Les rapports avancés ne sont donc pas mis à jour automatiquement chaque fois que vous les ouvrez. Si vous souhaitez mettre à jour les données d'un rapport, vous devez explicitement lancer une mise à jour.

Pour mettre à jour un rapport avancé, procédez comme suit :

1. Sélectionnez Résultats > Rapports avancés.
2. Ouvrez le rapport avancé de votre choix, voir Ouvrir un rapport avancé.
3. Cliquez sur Mettre à jour dans le coin supérieur droit.
   Résultat : Une fenêtre de dialogue de confirmation s'affiche.
4. Cliquez sur Oui pour confirmer que vous voulez mettre à jour le rapport.
   Résultat: Le rapport est régénéré. Une notification peut être trouvée dans votre centre de notification  lorsque le rapport est prêt. Dans l'aperçu des rapports avancés, votre rapport a le statut En cours tant qu'il n'est pas disponible. Lorsqu'il est disponible, le statut devient Prêt. Vous voyez que la date de la dernière modification est mise à jour à la date et à l'heure où le rapport a été régénéré. 

Exporter un rapport avancé vers Excel

L'exportation d'un rapport avancé vers Excel vous donne la possibilité d'effectuer votre propre analyse des données brutes de votre rapport via Excel ou un autre outil statistique.

L'exportation tient compte des filtres que vous avez appliqués dans votre rapport avancé. Vous pouvez ainsi contrôler les résultats qui sont exportés vers Excel.

Pour exporter un rapport avancé vers Excel, procédez comme suit :

1. Sélectionnez Résultats > Rapports avancés.
2. Ouvrez le rapport avancé de votre choix, voir Ouvrir un rapport avancé.
3. Cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit et sélectionnez Exporter > Exporter vers Excel.
   Résultat: Vos données seront exportées en arrière-plan. Une notification peut être trouvée dans votre centre de notification lorsque l'exportation est prête. Le fichier Excel contient toutes les données du rapport avancé sur 2 onglets : Rapport personnalisé et Détails du rapport. 

Exporter un rapport avancé vers PDF

L'exportation d'un rapport avancé au format PDF vous permet d'envoyer aux parties prenantes un résumé des résultats contenant uniquement les informations qui les intéressent.

L'exportation tient compte des filtres que vous avez appliqués dans votre rapport avancé. Vous pouvez ainsi contrôler quels résultats sont exportés au format PDF.

En outre, vous pouvez personnaliser le contenu de votre rapport en choisissant les informations à inclure dans l'exportation.

Pour exporter un rapport avancé vers PDF, procédez comme suit :

1. Sélectionnez Résultats > Rapports avancés.
2. Ouvrez le rapport avancé de votre choix, voir Ouvrir un rapport avancé.
3. Cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit et sélectionnez Exporter > Exporter en PDF.
   Résultat: La fenêtre de dialogue Exporter en PDF s'affiche.
4. Choisissez les informations que votre fichier PDF doit contenir, sélectionnez l'orientation de votre rapport (portrait ou paysage) et cliquez sur OK.
   Résultat : Vos données seront exportées vers un fichier PDF en arrière-plan et pourront être téléchargées dans votre centre de notification lorsque l'exportation sera prête.

Dupliquer un rapport avancé

Vous pouvez dupliquer un rapport avancé afin de créer rapidement un rapport similaire.

Pour dupliquer un rapport avancé, procédez comme suit :

1. Sélectionnez Résultats > Rapports avancés.
   Résultat : L'aperçu des rapports avancés s'affiche.
2. Cliquez sur les trois points à côté du rapport que vous souhaitez dupliquer et sélectionnez Dupliquer.
   Résultat : Une version brouillon de votre rapport avancé est créée. Les données et les paramètres de filtrage utilisés dans le rapport original s'affichent.
3. Saisissez le nom du rapport dans le fil d'Ariane en haut de la page.
4. Si vous souhaitez modifier les paramètres concernant :
   • la sélection et l'organisation des données, voir Sélectionner les données.
   • les filtres de sessions, voir Filtrer les sessions.
5. Cliquez Générer. 
   Résultat : Votre rapport sera généré en arrière-plan et sera affiché dans votre centre de notification  lorsqu'il sera prêt. Dans l'aperçu des rapports avancés, votre rapport a le statut En cours tant qu'il n'est pas terminé. Lorsqu'il est terminé, le statut devient Prêt.  

Partager un rapport avancé

Vous pouvez partager vos rapports avancés avec toute autre personne de votre environnement d'assessmentQ ayant accès au module Rapports avancés.

Pour partager un rapport avancé, procédez comme suit :

1. Sélectionnez Résultats > Rapports avancés.
   Résultat : L'aperçu des rapports avancés s'affiche.
2. Cliquez sur les trois points à côté du rapport que vous souhaitez partager et sélectionnez Partager.
   Résultat : La fenêtre de dialogue Partager le rapport s'affiche. En haut, vous voyez la liste des utilisateurs et des groupes avec lesquels le rapport a été partagé (le cas échéant).
3. Saisissez le nom de l'utilisateur ou du groupe avec lequel vous souhaitez partager le rapport.
   

   Notes:

   • Vous ne pouvez sélectionner que des utilisateurs ou des groupes qui existent déjà dans votre environnement d'assessmentQ, vous ne pouvez pas ajouter de nouveaux utilisateurs ou groupes ici.
   • Les administrateurs ont accès à tous les rapports par défaut, il n'est donc pas possible de partager un rapport avec les administrateurs.
4. Cliquez sur Enregistrer.
   Résultat: Le ou les utilisateurs sélectionnés trouveront une notification dans leur centre de notification d'assessmentQ pour les informer que vous avez partagé un rapport avec eux. En fonction de leurs préférences de notification, ils seront également notifiés par e-mail. Ils peuvent utiliser un lien profond pour ouvrir immédiatement le rapport dans assessmentQ. Ils verront le rapport partagé dans leur liste de rapports avancés.
   

   Notes:

   • Le ou les utilisateurs avec lesquels vous avez partagé votre rapport ont un accès en lecture seule à toutes les données contenues dans le rapport, même s'ils n'ont pas accès aux planifications/activités/utilisateurs/groupes figurant dans le rapport. Ils peuvent cliquer sur chaque session pour afficher ou imprimer les réponses.
   • Le ou les utilisateurs avec lesquels vous avez partagé votre rapport peuvent dupliquer, modifier et/ou mettre à jour le rapport partagé. Toutefois, lorsqu'ils le font, ils ne peuvent utiliser que les données auxquelles ils ont accès. S'ils essaient de générer un rapport comprenant des données auxquelles ils n'ont pas accès, un message s'affichera.
   • Les notifications par e-mail ne sont envoyées que lorsqu'un rapport est partagé ; aucun e-mail n'est envoyé lorsqu'une mise à jour est effectuée sur le rapport.
   • Vous pouvez activer ou désactiver les notifications par e-mail via les Préférences dans les paramètres de votre compte. Plus d'informations.

Supprimer un rapport avancé

Pour supprimer un rapport avancé, procédez comme suit :

1. Sélectionnez Résultats > Rapports avancés.
   Résultat : L'aperçu des rapports avancés s'affiche.
2. Cliquez sur les trois points à côté du rapport que vous souhaitez supprimer et sélectionnez Supprimer.
   Résultat : Une fenêtre de dialogue de confirmation s'affiche.
3. Cliquez sur Oui pour confirmer que vous voulez supprimer le rapport.
   Résultat : Le rapport est supprimé de l'aperçu des rapport avancés.

Voir et exporter le rapport, les réponses ou l'historique d'une session

Dans un rapport avancé, vous pouvez cliquer sur une session pour afficher le rapport de la session. Le rapport de la session vous donne un aperçu détaillé de la performance du participant. Vous pouvez également exporter le rapport de la session au format PDF.

Lorsque vous avez ouvert le rapport d'une session, vous pouvez également :

• voir ou imprimer les réponses données par le participant lors de cette session.
• voir ou exporter l'historique de la session.

Pour voir et exporter le rapport, les réponses ou l'historique d'une session, procédez comme suit :

1. Sélectionnez Résultats > Rapports avancés.
2. Ouvrez le rapport avancé de votre choix, voir Ouvrir un rapport avancé.
3. Ouvrez l'onglet Rapport personnalisé.
4. Cliquez dans le rapport jusqu'au niveau le plus bas, c'est-à-dire le niveau des sessions.
5. Cliquez sur la session de votre choix.
   Résultat: Le rapport de la session est ouvert.

   Note: Le rapport de la session ne s'affiche que si la session est terminée. 

6. Si vous souhaitez consulter les réponses du participant, cliquez sur Voir les réponses dans le coin supérieur droit.
   Résultat : La session est ouverte en mode révision.
   
7. Cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit.
   Résultat: Un menu déroulant s'ouvre.
   
8. Sélectionnez Imprimer les réponses si vous souhaitez imprimer les réponses du participant:
   • Sélectionnez les options d'impression de votre choix.
     
   • Cliquez sur OK.
     Résultat : Une version imprimable de la session, comprenant la réponse du participant à chaque question, s'affiche.
9. Sélectionnez Exporter en PDF si vous souhaitez exporter le rapport de session au format PDF:
   • Sélectionnez les informations que vous souhaitez voir dans le fichier PDF.
     
   • Cliquez sur Exporter.
     Résultat : La session sera exportée vers un fichier PDF en arrière-plan et pourra être téléchargée dans votre centre de notification  lorsque l'exportation sera prête.
10. Si vous souhaitez voir ou exporter l'historique de la session :
    • Sélectionnez Historique de la session.
      Résultat : L'historique de la session s'affiche et indique quelle action a été effectuée par qui et quand. 
    • Cliquez sur Exporter l'historique de la session dans le coin inférieur gauche.
      Résultat : Vous pourrez télécharger le fichier Excel à partir du centre de notification lorsque l'exportation sera prête.
      

Accéder au module Rapports avancés

Pour avoir accès au module Rapports avancés, vous devez avoir un rôle backoffice pour lequel la permission Accès aux rapports avancés a été activée.

Par défaut, cette permission est activée pour le rôle de responsable de groupe.

Par défaut, les responsables de groupe ne verront que les rapports avancés qu'ils ont créés eux-mêmes ou qui ont été partagés avec eux. Pour que les responsables de groupe aient accès à tous les rapports avancés, l'autorisation Accès à tous les rapports avancés dans Accès étendu doit être activée. Plus d'informations. 

Plus d'informations

À propos des rapports d'assessmentQ

À propos des rôles et permissions

Où puis-je trouver les rapports que j'ai exportés ? 

Pourquoi reçois-je des notifications d'assessmentQ et comment puis-je les désactiver?