Planifications

Dans cet article

Dans cet article, vous trouverez les informations suivantes:

• Contexte
• Statut d'une planification
• Créer une planification
• Changer l'ordre des activités dans une planification
• Ajouter des tags à une planification
• Modifier les activitées et participants d'une planification 
• Modifier le temps d'une planification
• Ajouter une période de révision à une planification
• Publier les résultats d'une planification
• Envoyer des notifications par e-mail pour une planification 
• Supprimer des planifications
• Terminer des planifications
• Archiver des planifications

Contexte

Le module Planification est un sous-module du module Publication. 

Dans le module Planifications, vous pouvez planifier une ou plusieurs activités pour des participants individuels ou des groupes. Le(s) activité(s) planifié(s) seront montrées aux participants sur leur portail d'assessmentQ.

Statut d'une planification

Une planification peut avoir l'un des statuts suivants:

• Brouillon
  Il s'agit du premier statut d'une planification. Il s'agit généralement de l'état dans lequel vous créez et modifiez votre planification jusqu'à ce qu'elle présente les paramètres que vous souhaitez utiliser. En brouillon, une planification peut toujours être modifiée. Il n'apparaît pas encore sur le portail assessmentQ.
• À venir
  Quand une planification est publiée, elle apparaît sur le portail des participants sélectionnés. Lorsque l'heure de début n'a pas encore été atteinte, la planification est disponible en bas du portail sous À venir et reste entièrement modifiable.
• Live
  Lorsque l'heure de début d'une planification publiée est atteinte, son statut devient automatiquement Live et elle est disponible sur le portail. Il est toujours possible de le modifier, sauf pour l'heure de début.
• Expiré
  Lorsque l'heure de fin d'une planification est atteinte, son statut devient automatiquement Expiré. Il apparaît sur le portail avec une étiquette Expiré et ne peut être modifié que de façon limitée.
• Archivé
  Lorsqu'une planification est archivée, elle disparaît du portail. Il ne peut pas être modifié dans les archives. Toutefois, un entraîneur peut restaurer ou dupliquer une planification à partir des archives. 

Créer une planification

Pour créer une planification, procédez comme suit :

1. Sélectionnez Planification > Planifications.
   Résultat: La liste de vos planifications apparaît. 
   
2. Ajoutez une nouvelle planification en cliquant sur le bouton +Ajouter dans le coin supérieur droit.
   Résultat: Une planification vierge s'ouvre.
3. Ajoutez le titre de votre planification dans le fil d'Ariane. Notez que ce titre sera visible pour le participant.
4. Dans le panneau des propriétés à droite:
   • ajoutez une image à votre planification,
   • optionellement, ajoutez un ou plusieurs tags à votre planification.

   Note: L'image et les tags seront montrés aux participants sur leur portail.

5. Définissez le calendrier de votre planification. Sélectionnez une date de début et une date de fin. Pendant cette période, la planification sera disponible sur le portail des participants.
6. Ajoutez une ou plusieurs activités à la planification.
   
   Notes:

   • Seules les activités avec le statut Approuvé ou Live peuvent être ajoutées.
   • Les activités sont ajoutées à la planification dans l'ordre dans lequel vous les sélectionnez et les ajoutez.
   • L'ordre des activités dans une planification détermine l'ordre dans lequel elles seront affichées aux participants sur le portail. Si vous souhaitez modifier l'ordre dans lequel les activités doivent s'afficher aux participants, voir ci-dessous.
7. Ajoutez des utilisateurs ou des groupes à votre planification en cliquant sur +Ajouter un utilisateur ou +Ajouter un groupe.
8. Optionellement, affichez les résultats sur le portail.

   Note : Si vous ne voyez pas le volet Résultats, cela signifie que le paramètre pour montrer les résultats sur le portail n'est pas activé pour votre environnement assessmentQ. Contactez votre administrateur assessmentQ.

9. Optionellement, ajoutez une Notification par e-mail et définissez: 
   • pour quel évènement vous voulez qu'une notification soit envoyée (La planification est disponible, La planification expire, Les résultats sont disponbiles).
   • quand la notification doit être envoyée.  
   • qui reçoit la notification (tous les participants ou les participants qui n'ont pas encore commencé).
     
10. Cliquez sur Publier dans le coin supérieur droit pour publier la planification. La planification sera disponible sur le portail lorsque l'heure de début sera atteinte.

Changer l'ordre des activités dans une planification

Pour modifier l'ordre des activités dans une planification, procédez comme suit :

1. Sélectionnez Planification > Planifications.
   Résultat: La liste de vos planifications apparaît. 
2. Cliquez sur la planification de votre choix.
   Résultat : La page de détails de la planification s'affiche.
3. Cliquez sur Activités pour ouvrir l'aperçu des activités.
4. Cliquez sur l'icône Réorganiser.
   Résultat : Les icônes de déplacement sont affichées devant les activités.
   
   

   Note: L'icône de réorganisation n'est pas disponible dans les planifications avec le statut Live. 

5. Faites glisser et déposez les activités dans l'ordre que vous souhaitez.
6. Si vous voulez obliger les participants à prendre les activités dans l'ordre prédéfini, sélectionnez Les activités doivent être prises une par une dans l'ordre prédéfini.
   Résultat : Lors de la publication sur le portail, la deuxième activité ne sera disponible que lorsque le participant aura terminé la première.

Ajouter des tags à une planification

En tant que planificateur, vous pouvez ajouter des tags à une planification.

Les tags vous permettent d'ajouter des informations supplémentaires à une planification. Les tags sont affichés sur le portail des participants au-dessus du nom de la planification.

Les tags peuvent être utilisés par les participants et les planificateurs pour filtrer la liste des planifications:

• Les participants peuvent utiliser les tags pour filtrer les planifications sur leur portail afin de trouver facilement le(s) planification(s) souhaitée(s).

  

  Note: Les tags sont toujours visibles sur le portail du participant, mais le filtrage par tags n'est possible que si l'option de Recherche et filtrage est activé pour le portail. Plus d'informations.

• En tant que planificateur, vous pouvez voir dans votre aperçu des planifications combien et quels tags ont été appliqués à vos planifications, et vous pouvez filtrer l'aperçu par tag pour voir toutes les planifications auxquelles un tag se rapporte.

Procédure

Pour ajouter des tags à une planification, procédez comme suit :

1. Sélectionnez Planification > Planifications.
2. Cliquez sur la planification de votre choix et sélectionnez dans le coin supérieur droit.
3. Ajoutez les tags dans le volet Propriétés à droite. Deux possibilités s'offrent à vous :
   • Réutiliser les tags existants en les choisissant dans le menu déroulant, ou
   • Ajouter de nouveaux tags en saisissant le texte et en sélectionnant +Ajouter '...' comme nouvelle valeur.
4. Cliquez sur Enregistrer dans le coin supérieur droit.
   Résultat : Les tags sont ajoutés à votre aperçu des planifications. Les tags sont également affichés sur le portail du participant.

Modifier les activités et les participants d'une planification

Il est possible qu'une activité, un utilisateur ou un groupe doit être ajouté ou supprimé d'une planification. Tenez compte du fait que la suppression d'une activité, d'un utilisateur ou d'un groupe d'une planification peut avoir un impact, selon le statut de la planification:

• Dans une planification brouillon, la suppression d'utilisateurs, de groupes ou d'activités est possible et n'a aucun impact sur les résultats.
• Dans une planification à venir, la suppression d'utilisateurs, de groupes ou d'activités est possible et n'a aucun impact sur les résultats.
• Dans une planification live, la suppression d'utilisateurs, de groupes ou d'activités est possible, mais a un impact sur les résultats:
  
  • Lorsque vous supprimez une activité, les résultats des participants qui ont déjà effectué l'activité disparaissent du rapport de planification, mais restent disponibles dans le rapport de l'activité.
  • Lorsque vous supprimez un utilisateur ou un groupe d'une planification, ses résultats sont supprimés du rapport de planification, mais restent disponibles dans le rapport de l'activité. 
• Dans une planification expirée ou archivée, vous ne pouvez plus supprimer d'utilisateurs, de groupes ou d'activités. 

Procédure pour des planifications brouillon

Pour supprimer ou ajouter des utilisateurs, des groupes ou des activités d'une planification brouillon, procédez comme suit:

1. Accédez à votre planification brouillon.
2. Cliquez sur Activités ou Participants.
3. Sur le côté droit de l'activité ou du participant, sélectionnez les trois points.
4. Supprimez l'activité, l'utilisateur ou le groupe.
   
   Résultat: L'activité, l'utilisateur ou le groupe n'est plus lié à la planification.

Procédure pour des planifications à venir ou live

Pour supprimer des utilisateurs, des groupes ou des activités d'une planification à venir ou live, procédez comme suit :

1. Accédez à votre planification à venir ou live.
2. Sélectionnez  dans le coin supérieur droit.
3. Cliquez sur Activités ou Participants. 
4. Sur le côté droit de l'activité ou du participant, sélectionnez les trois points.
5. Supprimez l'activité, l'utilisateur ou le groupe.
6. Enregistrez vos modifications en cliquant sur Enregistrer dans le coin supérieur droit.
   Résultat: L'activité, l'utilisateur ou le groupe n'est plus lié à la planification.

Pour ajouter des utilisateurs, des groupes ou des activités à une planification à venir ou live, procédez comme suit:

• Accédez à votre planification à venir ou live.
• Sélectionnezdans le coin supérieur droit.
• Si vous voulez ajouter une (des) activité(s):
  • Cliquez sur Activités.
  • Cliquez sur Ajouter dans le coin supérieur droit de la section Activités.
  • Sélectionnez votre/vos activité(s).
  • Cliquez sur Ajouter.
• Si vous voulez ajouter des participants:
  • Cliquez sur Participants.
  • Cliquez sur Ajouter un groupe ou Ajouter un utilisateur dans le coin supérieur droit de la section Participants.
  • Sélectionnez votre/vos groupe(s) ou utilisateur(s).
  • Si vous voulez notifier les utilisateurs, cochez l'option Notifier l'utilisateur par e-mail.
  • Cliquez sur Ajouter.
• Enregistrez vos modifications en cliquant sur Enregistrer dans le coin supérieur droit.
  Résultat: Les activités, groupes ou utilisateurs sont ajoutés à la planification. Si vous avez coché l'option Notifier l'utilisateur par e-mail, les utilisateurs nouvellement ajoutés recevront un e-mail indiquant que la planification est disponible pour eux.

Modifier le temps d'une planification

Le temps d'une planification peut être modifié uniquement dans les planifications ayant le statut Brouillon, À venir ou Live. 

Pour modifier le temps dans une planification brouillon, procédez comme suit :

1. Accédez à votre planification brouillon.
2. Cliquez sur Temps.
3. Modifiez l'heure de début et/ou de fin de la planification.
   Résultat: Le participant pourra commencer la ou les activités à partir du portail pendant ce temps.

Pour modifier le temps dans une planification à venir, procédez comme suit:

1. Accédez à votre planification à venir.
2. Sélectionnez dans le coin supérieur droit.
3. Modifiez l'heure de début et/ou de fin.
4. Enregistrez vos modifications en cliquant sur Enregistrer dans le coin supérieur droit.
   Résultat: Le participant pourra commencer la ou les activités à partir du portail pendant ce temps.

Pour modifier le temps dans une planification live, procédez comme suit :

1. Accédez à votre planification publiée.
2. Sélectionnez  dans le coin supérieur droit..
3. Modifiez l'heure de fin. Il n'est pas possible de modifier l'heure de début car elle est déjà passée.
4. Enregistrez vos modifications en cliquant sur Enregistrer dans le coin supérieur droit.
   Résultat: Le participant pourra commencer la ou les activités à partir du portail pendant ce temps.

Ajouter une période de révision à une planification

Après avoir effectué une activité et reçu son score, un participant peut souhaiter revoir ses réponses. En définissant une période de révision, vous pouvez autoriser les participants à revoir leurs réponses pendant cette période. Il est également possible de montrer le feedback, la solution et/ou la correction pendant la période de révision.

Pour définir une période de révision, procédez comme suit:

1. Sélectionnez Planification > Planifications.
   Résultat: La liste des planifications auxquelles vous avez accès apparaît. 
2. Sélectionnez la planification pour laquelle vous souhaitez ajouter une période de révision.
3. Ouvrez la partie Temps de la planification.
4. Activez l'option Définir la période de révision.
   Résultat: Vous pouvez ajouter une période de révision.
5. Ajoutez la période pendant laquelle les participants peuvent réviser leurs réponses.
   
   Résultat: Dès que la date de début de la période d'examen est atteinte et que les participants ont terminé une ou plusieurs activités de cette planification, la planification affichera le statut Consultation ouverte sur le portail des participants. Pendant la période d'examen, les participants pourront cliquer sur la planification et ouvrir leur(s) activité(s) terminée(s) en mode examen.

Publier les résultats d'une planification

En tant que planificateur, vous pouvez déterminer si et quand les résultats d'une planification sont publiés sur le portail des participants. Une fois les résultats publiés, les candidats peuvent consulter leurs résultats sur leur portail et cliquer sur leurs rapports personnels.

Les résultats peuvent être activés dans les planifications avec les statuts Brouillon, À venir, Live ou Expiré. Il n'est pas possible d'activer les résultats dans les planifications ayant le statut Archivé.

Pour publier les résultats d'une planification, procédez comme suit :

1. Sélectionnez Planification > Planifications.
2. Cliquez sur la planification de votre choix et sélectionnez  dans le coin supérieur droit.
3. Cliquez sur le volet Résultats.
   

   Note : Si vous ne voyez pas le volet Résultats, cela signifie que le paramètre pour montrer les résultats sur le portail n'est pas activé pour votre environnement assessmentQ. Contactez votre administrateur assessmentQ.

4. Sélectionnez Afficher les résultats sur le portail du participant.
5. Choisissez le moment où les résultats doivent être disponibles:
   
   

   Note: Vous pouvez également envoyer une notification par e-mail aux participants pour les informer que leurs résultats sont disponibles sur leur portail. Plus d'informations.

6. Cliquez sur Enregistrer dans le coin supérieur droit.
   Résultat : Les résultats sont disponibles sur le portail du participant une fois que la date de publication des résultats est atteinte et que le participant a terminé la ou les activités prévues dans la planification.

Envoyer des notifications par e-mail pour les planifications

En tant que planificateur, tu peux envoyer une notification par e-mail aux participants à la planification. pour les informer que :

• une planification va devenir disponible sur leur portail.
• une planification va devenir indisponible sur leur portail.
• les résultats d'une planification deviendront disponibles sur leur portail.

  Note: Pour que la notification par courriel des résultats soit envoyée, le paramètre du portail Afficher les résultats doit être activé. Si ce paramètre du portail n'est pas activé ou s'il est à nouveau désactivé, les notifications par e-mail des résultats ne seront pas envoyées, même si le planificateur a défini une notification de résultat pour une planification.

Pour envoyer une notification par e-mail aux participants d'une planification, procédez comme suite :

1. Cliquez sur Ajouter dans la partie Notifications par e-mail de la planification.
   
   Résultat: Une fenêtre popup apparaît.
   
2. Indiquez quand et à qui vous souhaitez envoyer une notification.
3. Cliquez sur Ajouter.
   Résultat: La notification est ajoutée. 

Supprimer des planifications

En tant que planificateur, vous pouvez supprimer vos planifications à condition qu'elles aient le statut Brouillon ou A venir.

Pour supprimer des planifications, procédez comme suit: 

1. Sélectionnez Planification > Planifications.
2. Si vous souhaitez supprimer une planification spécifique, cliquez sur les trois points à côté de la planification de votre choix et sélectionnez Supprimer. 
   Résultat: Une fenêtre de confirmation s'affiche.
3. Si vous souhaitez supprimer plusieurs planifications à la fois, cliquez sur l'icône de sélection en bloc dans le sous-module des planifications :
   • Cliquez sur l'icône de sélection en bloc dans le coin supérieur droit . 
     Résultat: Une case à cocher apparaît devant chaque planification. 
   • Sélectionnez les planifications de votre choix et cliquez sur l'icône Supprimer en bas de la page.
4. Cliquez sur Oui pour confirmer.
   Résultat : Le(s) planification(s) est (sont) définitivement supprimé(s) de l'aperçu des planifications.
   
   

Terminer des planifications

En tant que planificateur, vous pouvez terminer des planifications.

Lorsque vous terminez une planification :

• La date de fin de la planification est remplacée par l'heure actuelle et le statut de la planification devient Expiré.
• Par défaut, les planifications expirées sont affichées sur le portail. Les participants peuvent toujours cliquer dessus pour voir la page détaillée de la planification, mais ils ne peuvent plus cliquer sur les activités.

Pour terminer une ou plusieurs planifications, procédez comme suit:

1. Sélectionnez Planification > Planifications.
2. Si vous souhaitez terminer une planification spécifique, cliquez sur les trois points à côté de la planification de votre choix et sélectionnez Terminer. 
   Résultat: Une fenêtre de confirmation s'affiche.
3. Si vous souhaitez terminer plusieurs planifications à la fois:
   • Cliquez sur l'icône de sélection en bloc  dans le coin supérieur droit.
     Résultat: Une case à cocher apparaît devant chaque planification. 
     
   • Sélectionnez les planifications de votre choix et cliquez sur l'icône Terminer en bas de la page.
     
     Résultat: Une fenêtre de confirmation s'affiche.
     
4. Saisissez éventuellement un commentaire et cliquez sur Oui.
   Résultat: Le commentaire (le cas échéant) sera enregistré dans l'historique de la planification. Le statut de la planification passe à Expiré. Les participants ne seront plus en mesure de lancer les activités dans ces planifications. 

Archiver des planifications

En tant que planificateur, vous pouvez nettoyer la liste des planifications en archivant vos planifications.

Les planifications archivées:

• sont déplacées vers l'archive des planifications dans le backoffice.
  Si nécessaire, vous pouvez encore les restaurer à partir de l'archive.
• sont supprimées du portail des participants.

Procédure

Pour archiver une ou plusieurs planifications, procédez comme suit:

1. Sélectionnez Planification > Planifications.
2. Si vous souhaitez archiver une planification spécifique, cliquez sur les trois points à côté de la planification de votre choix et sélectionnez Archiver. 
   Résultat: Une fenêtre de confirmation s'affiche.
3. Si vous souhaitez archiver plusieurs planifications à la fois:
   • Cliquez sur l'icône de sélection en bloc dans le coin supérieur droit.
     Résultat: Une case à cocher apparaît devant chaque planification. 
     
   • Sélectionnez les planifications de votre choix et cliquez sur l'icône Archiver en bas de la page.
     
     Résultat : Une fenêtre de confirmation s'affiche.
4. Saisissez éventuellement un commentaire et cliquez sur Oui.
   Résultat: Le commentaire (le cas échéant) sera enregistré dans l'historique de la planification. Le statut de la planification passe à Archivé et les planifications sont déplacés vers les archives. Les planifications archivées sont supprimées du portail des participants.