Codes d'accès

Dans cet article

• Contexte
• Accéder au module Codes d'accès 
• Personnaliser l'aperçu des codes d'accès
• Rechercher des codes d'accès
• Créer des codes d'accès
• Faire une activité avec un code d'accès
• Exporter des codes d'accès
• Modifier la période de validité des codes d'accès
• Supprimer des codes d'accès

Contexte

assessmentQ supporte plusieurs façons de publier une activité à vos participants, comme par exemple:

• Codes d'accès
• Les planifications sur le portail assessmentQ
• Edumail, où les questions sont livrées dans la boîte aux lettres du participant tous les jours ou tous les quelques jours
• Une intégration LTI ou API avec un LMS, un système RH ou un CRM tiers.

Les codes d'accès sont surtout utilisés dans le cadre des examens:

• Un code d'accès est un code unique qui donne un accès direct à la session d'un participant spécifique pour une activité spécifique.
• Les participants n'ont pas besoin de se connecter à assessmentQ.
• Les participants ne peuvent utiliser un code d'accès qu'une seule fois pour compléter leur activité.
• Si une période de consultation a été définie, les participants peuvent utiliser le code d'accès pour visualiser leur activité en mode lecture seule. 

Accéder au module Codes d'accès 

Pour avoir accès au module Codes d'accès, votre compte doit avoir la permission de publication Accès aux codes d'accès. 

Dans le module Codes d'accès, vous ne verrez que les codes d'accès des activités auxquelles vous avez accès. Vous pouvez obtenir l'accès à une activité :

• parce que vous avez également le rôle d'auteur : en tant qu'auteur, vous avez accès à toutes les activités que vous avez créées.
• ou parce qu'un autre auteur a partagé l'activité avec vous.
• ou parce que l'administrateur vous a donné accès à une activité. 

Personnaliser l'aperçu des codes d'accès

Lorsque vous ouvrez le module Code d'accès, vous voyez votre liste de codes d'accès dans un tableau. 

Vous pouvez personnaliser le tableau pour afficher les informations qui sont importantes pour vous. 

Procédure

Procédez comme suit pour modifier la vue en tableau des codes d'accès :  

1. Allez dans Planification > Codes d'accès.
   Résultat: une liste de tous les codes d'accès s'affiche. 
2. Cliquez sur l'icône du tableaudans le coin supérieur droit.
   

   Remarque: Si vous ne voyez pas l'icône du tableau, cela signifie que le tableau est ouvert en mode multisélection. Cliquez sur l'icône de multisélectiondans le coin supérieur droit pour désactiver la multisélection.

   Résultat: la fenêtre pop-up Sélectionner les colonnes s'ouvre.  
3. Sélectionnez ou désélectionnez les colonnes de votre choix.
4. Cliquez sur OK.
   Résultat: le tableau est adapté à votre sélection.

Rechercher des codes d'accès

Procédez comme suit pour rechercher des codes d'accès:

1. Allez dans Planification > Codes d'accès.
   Résultat: Vous voyez une liste plate de tous vos codes d'accès. En haut de la page, vous voyez la barre de recherche. 
   
   

   Remarque : si vous ne voyez pas la barre de recherche, cliquez sur l'icône de recherche en haut à droite.

2. Dans la barre de recherche:
   
   • Sélectionnez une activité pour voir tous les codes d'accès pour cette activité.
   • Entrez un code d'accès pour voir les détails de la session pour ce code. 
   • Entrez un ou plusieurs utilisateurs ou groupes pour voir tous les codes d'accès de ces utilisateurs.
   • Filtrez par Statut pour voir uniquement les codes d'accès Pas démarré, Démarré, Terminée et Expiré.
   • Filtrez sur Consultation pour voir les codes d'accès pour lesquels une période de consultation est ou n'est pas définie.
   • Filtre sur Temps pour voir les codes d'accès qui sont créés, modifiés, disponibles ou peuvent être consultés dans une certaine période. 

   Remarque: Vous pouvez combiner une ou plusieurs de ces options de recherche pour trouver exactement les codes d'accès dont vous avez besoin. 

Créer des codes d'accès

Procédez comme suit pour créer des codes d'accès:

1. Allez dans Planification > Codes d'accès.
   Résultat: Vous voyez une liste de tous vos codes d'accès.

   Note: Dans le courant de l'année 2025, les codes d'accès seront remplacés par des codes de connexion. Plus d'informations.

2. Cliquez sur +Ajouter dans le coin supérieur droit.
   Résultat: L'assistant Ajouter des codes d'accès apparaît. L'assistant vous guide tout au long du processus. 
3. Dans l'étape activité, sélectionnez l'activité pour laquelle vous voulez créer des codes d'accès et cliquez sur Suivant. 
   
   Résultat: Vous arrivez à l'étape Temps.
   
4. Dans l'étape temps, définissez de quand à quand la session est disponible (obligatoire) et peut être consultée. Cliquez ensuite sur Suivant.
   
   
   Remarques:

   • Si vous définissez une période de disponibilité ou de consultation, le participant ne peut utiliser le code d'accès qu'entre l'heure de début et de fin que vous avez définie.
   • Pendant la période de consultation, la session est ouverte en mode lecture seule. 
   • La définition de la période de disponibilité et/ou de consultation est facultative. Vous pouvez toujours éditer les codes d'accès par la suite pour ajouter ou modifier la disponibilité ou la période de consultation. 
5. Dans l'étape Participants, déterminez pour qui les codes d'accès doivent être créés (participants individuels ou groupes) et cliquez sur Suivant.
   
   
   Remarque: Si un participant fait partie de différents groupes, un seul code d'accès est créé par participant. 
6. Dans l'étape Distribution, sélectionnez comment vous souhaitez distribuer les codes d'accès à vos participants et cliquez sur Enregistrer.
   
   • Vous pouvez sélectionner soit Exporter en PDF, soit Exporter vers Excel.
   • Si vous sélectionnez Exporter en PDF, vous pouvez éventuellement définir les options PDF et le nombre de codes d'accès par page. Le nombre maximum de codes d'accès par page est de 5. 
     
   Remarques: La sélection de l'option de distribution est facultative. Vous pouvez toujours exporter les codes d'accès par la suite au format PDF ou Excel. 
   Résultat: L'assistant se ferme et un message de confirmation s'affiche.

Faire une activité avec un code d'accès

Après avoir créé et distribué les codes d'accès pour une activité, les participants peuvent commencer leur session en entrant le code via la page de code d'accès de votre environnement assessmentQ: https://<sous-domaine>.assessmentq.com/accesscode.

Résultat:
La page de lancement du lecteur assessmentQ est ouverte. Si le code est valide, le participant peut commencer, continuer ou consulter sa session. Si le code n'est pas valide ou a expiré, le participant verra un message d'erreur.

Contrôles de validité

Si une période de disponibilité est définie, le code n'est valable que pendant la période de disponibilité en tenant compte des exceptions suivantes:

• Si la session est déjà terminée ou si l'activité a été archivée, le code ne sera plus valide, sauf si une période de consultation est définie. 
• Si la session a été verrouillée, le code ne sera pas valable dans la période de disponibilité ou la période de consultation .

Aperçu:

Exporter des codes d'accès

Un planificateur peut exporter une sélection de codes d'accès au format PDF ou Excel afin de pouvoir les distribuer facilement aux participants. 

• Exportation en PDF
  L'exportation en PDF contient par défaut 5 codes d'accès par page. Pour chaque code d'accès, le nom de l'activité et le nom de l'utilisateur sont affichés. Vous pouvez en option:
  
  • Ajouter une page d'aperçu par activité avec tous les codes. 
  • Ajouter l'URL de la page du code d'accès
  • Ajouter l'adresse e-mail du participant
  • Modifier le nombre de codes par page
• Exportation vers Excel
  L'exportation vers Excel contient par défaut toutes les informations disponibles pour les codes d'accès (nom d'utilisateur, ID d'utilisateur, nom d'activité, ID d'activité, période de disponibilité, date de création, etc.) 

Procédure

Procédez comme suit pour exporter une sélection de codes d'accès:

1. Allez dans Planification > Codes d'accès.
   Résultat: Vous voyez une liste de tous vos codes d'accès.
2. Recherchez et/ou filtrez le(s) code(s) d'accès que vous souhaitez exporter.
   Résultat: Les codes d'accès qui correspondent à vos critères de recherche sont affichés. 
3. Si vous voulez exporter les codes d'accès pour: 
   • un utilisateur, cliquez sur les trois points à côté du code d'accès de votre choix, sélectionnez Exporter et ensuite Exporter vers Excel ou Exporter en PDF.
     
     
   • une sélection d'utilisateurs, cliquez sur l'icône de sélection groupée dans le coin supérieur droit, sélectionnez les codes d'accès de votre choix et cliquez sur l'icône Exporter vers Excel ou Exporter en PDF en bas de la page.
     
     
   Résultat: Vos données seront exportées en arrière-plan et pourront être téléchargées dans votre centre de notification lorsqu'elles seront prêtes.

Modifier la période de validité des codes d'accès

En tant que planificateur, vous pouvez limiter la disponibilité d'un code d'accès dans le temps. Dans ce cas, le participant ne peut utiliser le code d'accès qu'entre l'heure de début et de fin que vous avez définie:

• A l'intérieur de la période de disponibilité, le participant peut commencer ou reprendre sa session tant que celle-ci n'est pas terminée. 
• Une fois la session terminée, le code ne peut plus être utilisé. 

Vous pouvez également définir une période de consultation pour permettre au participant de visualiser sa session terminée en mode lecture seule.

Modification du temps d'un code d'accès

Procédez comme suit pour modifier le temps d'un code d'accès:

1. Sélectionnez Planification > Codes d'accès.
   Résultat: Vous voyez une liste de tous vos codes d'accès.
2. Recherchez le code d'accès pour lequel vous souhaitez modifier le temps.
   Résultat: Le code d'accès qui correspond à vos critères de recherche est affiché. 
3. Cliquez sur les trois points à côté du code d'accès et sélectionnez Modifier le temps.
   Résultat: La fenêtre pop-up Modifier le temps apparaît. 
4. Dans la fenêtre Modifier le temps:
   

   • si aucun temps n'a encore été défini pour le code d'accès et si vous souhaitez ajouter des dates de début et de fin pour les périodes de disponibilité et/ou de consultation du code d'accès, sélectionnez la ou les options et définissez la date de début et de fin.

   • si des temps ont été définis pour ce code d'accès et si vous souhaitez modifier les dates de début et de fin pour la disponibilité du code d'accès et/ou la période de consultation, effectuez les changements nécessaires.

   • si des temps ont été définis pour ce code d'accès et si vous souhaitez supprimer les dates de début et de fin pour la disponibilité du code d'accès et/ou la période de consultation, désélectionnez la ou les options.
     
     

5. Cliquez sur Enregistrer. 
   Résultat: Un message s'affiche pour confirmer que les temps ont été mis à jour. Les temps modifiés seront appliqués lorsque le participant saisira le code d'accès. 

Modifier le temps pour une sélection des codes d'accès

Procédez comme suit pour modifier le temps d'une sélection des codes d'accès:

1. Sélectionnez Planification > Codes d'accès.
   Résultat: Vous voyez une liste de tous vos codes d'accès.
2. Recherchez et/ou filtrez le(s) code(s) d'accès dont vous voulez modifier le temps.
   Résultat: Les codes d'accès qui correspondent à vos critères de recherche sont affichés. 
3. Cliquez sur l'icône de sélection groupée  dans le coin supérieur droit, sélectionnez les codes d'accès de votre choix et cliquez sur l'icône Modifier le temps en bas de la page.
   
   Résultat: La fenêtre Modifier le temps apparaît.
4. Dans la fenêtre Modifier le temps:
   
   • si vous voulez ajouter ou modifier la disponibilité et/ou la période de consultation, sélectionnez la ou les options Définir ou modifier et définissez ou modifiez les temps.
   • si vous voulez supprimer la disponibilité et/ou la période de consultation, sélectionnez la ou les options Effacer. 
      
5. Cliquez sur Enregistrer. 
   Résultat: Un message s'affiche pour confirmer que les temps ont été mis à jour. Les temps modifiés seront appliqués lorsque le participant saisira le code d'accès.

Supprimer des codes d'accès

Procédez comme suit pour supprimer des codes d'accès:

1. Allez dans Planification > Codes d'accès.
   Résultat: Vous voyez une liste de tous vos codes d'accès.

2. Recherchez et / ou filtrez le(s) code(s) d'accès que vous souhaitez supprimer. 

   Remarque: Il n'est pas possible de supprimer des codes d'accès qui sont démarré, terminée ou expiré. Par conséquent, il est recommandé de filtrer par le statut "Pas démarré".
   Résultat: Les codes d'accès qui correspondent à vos critères de recherche sont listés. 

3. Si vous voulez supprimer les codes d'accès pour: 
   
   • un utilisateur, cliquez sur les trois points à côté du code d'accès de votre choix et sélectionnez Supprimer.
     
   • pour une sélection d'utilisateurs, cliquez sur l'icône de sélection groupée dans le coin supérieur droit, sélectionnez les codes d'accès de votre choix et cliquez sur l'icône Supprimer en bas de la page.
     

4. Cliquez sur Oui pour confirmer. 
   Résultat: Un message s'affiche pour confirmer que les codes d'accès ont été supprimés.
   Remarque: Les codes d'accès qui sont supprimés ne peuvent pas être restaurés. Les participants qui tentent d'utiliser un code d'accès qui a été supprimé verront apparaître un message indiquant que le code est incorrect ou a expiré.