Métadonnées

Contexte

Les métadonnées sont des paires clé-valeur. Ainsi, toutes les clés de métadonnées (par exemple, la difficulté de l'item) ont une certaine valeur (par exemple, facile, normal ou difficile pour la clé "difficulté").

L'administrateur définit les clés, et l'auteur ajoute ces clés à ses items et sélectionne une certaine valeur.

Les clés de métadonnées qui vont ensemble sont regroupées dans des bibliothèques de métadonnées, qui sont également gérées par l'administrateur. 

Fonctionalités

Les métadonnées peuvent vous aider de différentes manières :

• Vous pouvez afficher des métadonnées à l'aperçu des items dans la banque d'items.
• Vous pouvez rechercher des items avec des métadonnées dans la banque d'items.
• Vous pouvez créer un scénario basé sur des métadonnées.

Bibliothèques de métadonnées

Les métadonnées sont gérées par l'administrateur dans des bibliothèques de métadonnées.

Une bibliothèque de métadonnées contient des clés de métadonnées qui vont ensemble. Par exemple, une bibliothèque de métadonnées pour les mathématiques ou pour la géographie.

L'administrateur:

• crée les bibliothèques de métadonnées
• ajoute des clés de métadonnées aux bibliothèques
• détermine dans quels dossiers de la banque d'items ces clés de métadonnées sont disponibles.

Clés de métadonnées

Il existe différents types de clés de métadonnées:

• Numérique: l'auteur peut saisir une valeur numérique
• Liste déroulante: l'auteur peut sélectionner une valeur pour la clé de métadonnées.
• Liste déroulante modifiable: l'auteur peut sélectionner une valeur pour la clé de métadonnées et il peut ajouter de nouvelles valeurs.
• Liste déroulante multi-sélection: l'auteur peut sélectionner plusieurs valeurs pour la clé de métadonnées.
• Liste déroulante multi-sélection éditable: l'auteur peut sélectionner plusieurs valeurs pour la clé de métadonnées et il peut ajouter de nouvelles valeurs.

Métadonnées à accès limité

Les métadonnées à accès limité ne peuvent être utilisées que par les auteurs qui disposent de droits d'auteur supplémentaires. 
C'est l'administrateur qui décide :

• quelles clés de métadonnées ont un accès limité.
• quels auteurs peuvent utiliser ces métadonnées. L'accès est accordé au moyen d'une autorisation d'auteur supplémentaire. Voir Ajout d'un rôle pour la gestion des métadonnées à accès limité. 

Les auteurs qui n'ont pas l'autorisation de gérer les métadonnées à accès limité peuvent voir ces métadonnées, mais ils ne peuvent ni ajouter ni modifier les clés de métadonnées à accès limité. 

Ajouter une bibliothèque de métadonnées

Une bibliothèque de métadonnées est un dossier de clés de métadonnées qui peut être lié à des dossiers racines spécifiques dans la banque d'items.

Seules les clés de métadonnées de la bibliothèque peuvent être ajoutées aux éléments du dossier racine lié ou de ses sous-dossiers.

Procédure

Pour ajouter une bibliothèque de métadonnées, procédez comme suit:

1. Sélectionnez Tous les paramètres > Métadonnées.
2. Cliquez pour ajouter une nouvelle bibliothèque.
3. Remplissez le nom et la description et activez éventuellement la bibliothèque pour qu'elle soit automatiquement liée à tous les futurs dossiers racines.
   
   Astuce: si vous voulez ajouter automatiquement cette bibliothèque de métadonnées à tous les nouveaux dossiers racines, sélectionnez l'option "Ajouter automatiquement aux nouveaux dossiers racines dans les items".
4. Cliquez sur Enregistrer.
   Résultat: une nouvelle bibliothèque de métadonnées est créée.

Ajouter une clé de métadonnées à une bibliothèque de métadonnées

Les auteurs ne peuvent pas créer eux-mêmes des clés de métadonnées. Il incombe à l'administrateur de créer les clés de métadonnées dans une bibliothèque de métadonnées avant que les auteurs puissent les ajouter aux items.

Procédure

Procédez comme suit pour ajouter une clé de métadonnées à une bibliothèque de métadonnées:

1. Sélectionnez Tous les paramètres > Métadonnées.
2. Sélectionnez la bibliothèque de métadonnées à laquelle vous voulez ajouter une clé de métadonnées ou créez une nouvelle bibliothèque (Ajouter une bibliothèque de métadonnées).
   Résultat: L'onglet Clés de la bibliothèque est ouvert.
3. Cliquez pour ajouter une nouvelle clé.
   Résultat: La fenêtre contextuelle Ajouter une clé de métadonnées apparaît.
4. Saisissez le nom de la clé de métadonnées.
5. Choisissez le type de clé dans le menu déroulant.
   Lorsque vous sélectionnez un des types du menu déroulant, vous devez compléter les valeurs du menu déroulant sur le côté droit.
   
6. Sélectionnez Afficher la clé automatiquement si vous voulez que cette clé soit ajoutée automatiquement à tous les items du ou des dossiers d'items liés à cette bibliothèque de métadonnées.
   Résultat: La clé est automatiquement ajoutée (sans aucune valeur) à tous les items du dossier d'items lié à la bibliothèque de métadonnées de la clé.
7. Cliquez sur Enregistrer.
   Résultat: La nouvelle clé de métadonnées est ajoutée à la bibliothèque et les auteurs peuvent maintenant l'utiliser dans les dossiers liés à cette bibliothèque.

Ajouter un dossier racine à une bibliothèque de métadonnées

Un root item folder doit être lié à une bibliothèque de métadonnées afin de pouvoir ajouter les clés de métadonnées aux éléments du root item folder.

Procédure

Pour ajouter un dossier racine à une bibliothèque de métadonnées, procédez comme suit:

1. Sélectionnez Tous les paramètres > Métadonnées.
2. Cliquez sur la bibliothèque que vous voulez lier au dossier racine.
3. Sélectionnez l'onglet Dossiers d'éléments
4. Cliquez sur .
   Résultat : Les dossiers racines sont affichés.
5. Sélectionnez un ou plusieurs dossiers et cliquez sur Ajouter.
   Résultat : Le dossier d'éléments est lié à la bibliothèque de métadonnées. Il est maintenant possible d'ajouter des clés de métadonnées de cette bibliothèque aux éléments du dossier d'éléments.

Ajouter un rôle d'auteur avec gestion des métadonnées à accès limité

Par défaut, les métadonnées à accès limité ne peuvent pas être utilisées par les auteurs disposant de droits de création standard.
Pour que les auteurs puissent utiliser les métadonnées à accès limité, il est recommandé de créer et d'attribuer un rôle d'auteur supplémentaire qui peut gérer les métadonnées à accès limité. 

Procédure

Pour ajouter un rôle d'auteur pour accéder aux métadonnées avec un accès limité, procédez comme suit : 

1. Sélectionnez Gestion des utilisateurs > Rôles.
   Résultat: Vous voyez la liste des rôles.
2. Cliquez sur "ajouter" en haut. 
   Résultat : La fenêtre popup Ajouter un rôle apparaît.
3. Sélectionnez le rôle d'auteur à partir duquel vous souhaitez commencer et cliquez sur OK. 
   Résultat : La page Nouveau rôle apparaît.
4. Ajoutez un nom pour votre nouveau rôle en haut de la page (par exemple, "Auteur accès large aux métadonnées"). 
   Activez l'autorisation Gérer les métadonnées avec un accès limité pour ce rôle. 
   
5. Cliquez sur Enregistrer. 
   Résultat : Le nouveau rôle est créé et peut être attribué aux utilisateurs qui doivent avoir accès à toutes les métadonnées.