Werken met geavanceerde rapporten

In dit artikel

Dit artikel bevat de volgende informatie:

• Achtergrond
• Een geavanceerd rapport openen
• Geavanceerde rapportstatussen
• Inhoud van een geavanceerd rapport
• Een geavanceerd rapport genereren
• Gegevens selecteren
• Sessies filteren
• Een geavanceerd rapport bewerken
• Een geavanceerd rapport updaten
• Een geavanceerd rapport exporteren naar Excel
• Een geavanceerd rapport exporteren naar PDF
• Een geavanceerd rapport dupliceren
• Een geavanceerd rapport delen
• Een geavanceerd rapport verwijderen
• Een sessierapport, sessieantwoorden of historiek bekijken en exporteren
• Toegang krijgen tot de module geavanceerde rapporten
• Meer informatie

Achtergrond

In de assessmentQ module Geavanceerde rapporten kunt u volledig aangepaste rapporten genereren op basis van uw eigen gegevensselectie en sessiefilters.

Verder kunt u:

• uw rapport snel updaten waarbij rekening wordt gehouden met recent gevolgde sessies.
• uw rapport eenvoudig bewerken om uw gegevensselectie en filters te wijzigen.
• de overzichtspagina van het rapport aanpassen aan uw behoeften.
• uw rapport delen en/of exporteren.
• ....

Een geavanceerd rapport openen

Ga als volgt te werk om een geavanceerd rapport te openen:  

1. Ga naar Resultaten > Geavanceerde rapporten.
   Resultaat: u ziet de overzichtspagina met geavanceerde rapporten. Standaard ziet u de geavanceerde rapporten die u zelf hebt gemaakt of die met u zijn gedeeld.

2. Tip: U kunt de tabelweergave van de overzichtspagina aanpassen door op het tabellenpictogram te klikken  in de rechterbovenhoek en de kolommen van uw keuze te (de)selecteren. 

3. Gebruik de zoek- en filterbalk bovenaan het overzicht om snel het rapport te vinden dat u nodig hebt.
4. Klik op het rapport van uw keuze. 
   Resultaat: U ziet het tabblad Overzicht van het geavanceerde rapport. U kunt het tabblad Rapport op maat openen om meer details te zien en de inhoud van het rapport aan te passen. Zie Inhoud van een geavanceerd rapport hieronder voor meer informatie.

Statussen van geavanceerde rapporten

Een geavanceerd rapport kan 4 statussen hebben:

• Klad:
  Het rapport wordt gemaakt, maar is nog niet gegenereerd.
• Bezig
  Als er veel gegevens moeten worden opgehaald, kan het even duren voordat het rapport beschikbaar is. In dat geval heeft het rapport de status Bezig.
• Klaar
  Het rapport is beschikbaar en kan worden geopend.
• Fout
  Er is een probleem opgetreden bij het genereren van het rapport. U krijgt een bericht te zien waarin wordt geadviseerd om het rapport aan te passen.

Inhoud van een geavanceerd rapport

Als u een geavanceerd rapport opent, ziet u de tabbladen Overzicht en Rapport op maat.

Overzicht tabblad

Op het tabblad Overzicht vindt u een handige samenvatting die u een snel overzicht geeft van het geavanceerde rapport:

• Naam van het geavanceerde rapport en het tijdstip waarop het rapport voor het laatst is gegenereerd en door wie.
• Aantal sessies dat het rapport bevat en hoeveel er zijn gestart of beëindigd.
• Overzicht van de gegevensselectie en -organisatie die in het rapport wordt gebruikt.
• Overzicht van de sessiefilters die in het rapport worden gebruikt.
• Overzicht resultaten

Rapport op maat tabblad

In de rechterbovenhoek ziet u wanneer het rapport voor het laatst is gewijzigd en door wie. Daaronder vindt u een gedetailleerd rapportageoverzicht. Standaard ziet u de volgende informatie:

• Naam
• Gestart op
• Beëindigd op
• Gespendeerde tijd
• Score

U kunt dit overzicht echter volledig aanpassen:

• U kunt extra informatie toevoegen zodat het overzicht alle rapportagedetails bevat die u nodig hebt:
  Klik op het tabelicoon in de rechterbovenhoek :
  • (De)selecteer de kolommen van uw keuze.
  • Klik op OK. 
    
    
• U kunt de volgorde van de kolommen in de overzichtstabel wijzigen door op een kolomkop te klikken en deze naar de gewenste positie te slepen.
• U kunt ook de breedte van elke kolom naar wens aanpassen.

Via het aangepaste rapport kunt u ook de details van een specifieke sessie bekijken. Zie voor meer informatie Een sessierapport, antwoorden of geschiedenis bekijken en exporteren hieronder.

Een geavanceerd rapport genereren

Ga als volgt te werk om een geavanceerd rapport te genereren:

1. Ga naar Resultaten > Geavanceerde rapporten.
2. Resultaat: U ziet de gegevens en filterinstellingen die voor dit rapport zijn geselecteerd.
3. Klik op de knop +Toevoegen rechtsboven op de overzichtspagina.
   Resultaat: Er wordt een kladversie van uw geavanceerde rapport gemaakt.
4. Voer de naam van het rapport in in de breadcrumb bovenaan.
5. In de sectie Gegevens selecteren en organiseren:
   • Klik op het eerste niveau dat u in het rapport wilt zien.
     Resultaat: Het niveau dat u geselecteerd hebt, wordt bovenaan toegevoegd. Standaard worden alle gegevens die beschikbaar zijn voor dit niveau (bijvoorbeeld al de planningen en opdrachten) weergegeven in het rapport.
   • Optioneel kan u de gegevensselectie voor het geselecteerde niveau verfijnen.
     Als u bijvoorbeeld Planningen selecteert als het eerste niveau van het rapport, dan kan u filteren op de status van de planningen en/of specifieke planningen selecteren. Zie Gegevens selecteren hieronder voor meer informatie.
     
      
   • Selecteer de volgende niveau(s) van uw rapport.

     Opmerkingen:

     • U kunt de gegevens in maximaal 5 niveaus organiseren. Bijvoorbeeld:
       
     • Het niveau Sessies is standaard het laatste niveau. U kunt geen niveau onder het niveau Sessies toevoegen.
6. Verfijn, optioneel, de gegevensselectie of sessies in the sectie Filters. Voor meer info, zie Sessies filteren hieronder.
7. Klik op Genereren om uw rapport te verkrijgen.
   Resultaat: Uw rapport wordt gegenereerd op de achtergrond. U kan het vinden in het notificatiecentrum wanneer het klaar is . In het overzicht van de geavanceerde rapporten heeft uw rapport de status Bezig zolang het niet klaar is. Wanneer het klaar is, krijgt het de status Klaar. 

Gegevens selecteren

In het gedeelte Gegevens selecteren en organiseren van een geavanceerd rapport kan u de gegevens selecteren die u in het rapport wilt zien.

In het onderstaande voorbeeld wordt een rapport gegenereerd voor een selectie van 2 opdrachten en 17 gebruikers.

Ga als volgt te werk om de gegevensselectie te definiëren:

1. Bewerk het geavanceerde rapport van je keuze.
2. Open in het gedeelte Gegevens selecteren en organiseren de dropdown van het gegevensniveau waarvoor u de selectie van gegevens wilt verfijnen en klik op de optie Selecteren.
   Resultaat: De Selectie pop-up wordt geopend op het Beschikbaar tabblad.
3. Gebruik de filter- en zoekbalk om uw zoekopdracht te verfijnen en klik op de knop voor de gegevens die u wilt toevoegen aan uw rapport.
   Resultaat: U ziet dat de teller op het tabblad Geselecteerd is aangevuld met het aantal selecties dat u hebt toegevoegd.
   
   

   Tip: Klik op het Geselecteerd tabblad om de geselecteerde gegevens te verifiëren.

4. Klik op OK onderaan het scherm om het pop-upvenster te sluiten.
   Resultaat: U keert terug naar het gedeelte Selecteren en organiseren van uw rapport. 

Sessies filteren

In het gedeelte Sessiefilters van een geavanceerd rapport kan u (optioneel) de selectie van sessies die u in het rapport wilt zien verfijnen.

In het onderstaande voorbeeld wordt een rapport gegenereerd voor de sessies die tussen 1/9/2023 en 31/12/2023 zijn afgerond en een score tussen 60% - 100% hebben.

Een geavanceerd rapport bewerken

Als u de gegevensselectie, de gegevensorganisatie en/of de sessiefilters in een geavanceerd rapport wilt wijzigen, kan u het rapport bewerken en de nodige wijzigingen aanbrengen.

Ga als volgt te werk om een geavanceerd rapport te bewerken:

1. Ga naar Resultaten > Geavanceerde rapporten.
2. Open het geavanceerde rapport van uw keuze, zie Een geavanceerd rapport openen.
3. Klik op Bewerken in de rechterbovenhoek.
   Resultaat: U ziet de gegevensselectie- en filterpagina van het geavanceerde rapport.
4. Als u een wijziging wilt doen voor:
   • De gegevensselectie en organisatie, zie Gegevens selecteren
   • De sessiefilter, zie Sessiefilter
5. Klik op Opslaan.
   Resultaat: Het rapport wordt opnieuw gegenereerd, rekening houdend met de nieuwe instellingen. U vindt een melding in uw notificatiecentrum als het rapport klaar is. In het overzicht met geavanceerde rapporten heeft uw rapport de status Bezig zolang het niet beschikbaar is. Als het beschikbaar is, verandert de status in Klaar.

Een geavanceerd rapport updaten

Een geavanceerd rapport geeft u een overzicht van de resultaten die werden verkregen op het moment dat het rapport werd gegenereerd. Geavanceerde rapporten worden dus niet automatisch bijgewerkt telkens wanneer u ze opent. Als u de gegevens in een rapport wilt bijwerken, moet u expliciet een update uitvoeren.

Ga als volgt te werk om een geavanceerd rapport te updaten:

1. Ga naar Resultaten > Geavanceerde rapporten.
2. Open het geavanceerde rapport van uw keuze, zie Een geavanceerd rapport openen.
3. Klik op Updaten in de rechterbovenhoek.
   Resultaat: Er wordt een bevestigingsdialoogvenster weergegeven.
4. Klik op Ja om te bevestigen dat u het rapport opnieuw wilt genereren.
   Resultaat: Het rapport wordt opnieuw gegenereerd. U vindt een melding in uw notificatiecentrum wanneer het rapport klaar is. In het overzicht met geavanceerde rapporten heeft uw rapport de status Bezig zolang het niet beschikbaar is. Wanneer het beschikbaar is, verandert de status in Klaar. U ziet dat de datum Gewijzigd op is bijgewerkt naar de datum en tijd waarop het rapport met succes is geüpdatet.

Een geavanceerd rapport exporteren naar Excel

Het exporteren van een geavanceerd rapport naar Excel geeft u de mogelijkheid om uw eigen analyse uit te voeren op de ruwe rapportgegevens via Excel of een andere statistische tool.

De export houdt rekening met de filters die u hebt toegepast in uw geavanceerde rapport. Op deze manier kunt u bepalen welke resultaten naar Excel worden geëxporteerd.

Ga als volgt te werk om een geavanceerd rapport naar Excel te exporteren:

1. Ga naar Resultaten > Geavanceerde rapporten.
2. Open het geavanceerde rapport van uw keuze, zie Een geavanceerd rapport openen.
3. Klik op de drie punten in de rechterbovenhoek en selecteer Exporteren > Exporteren naar Excel.
   Resultaat: Uw gegevens worden op de achtergrond geëxporteerd en kunnen worden gedownload in uw notificatiecentrum  wanneer de export klaar is. De Excel bevat alle gegevens van het geavanceerde rapport op 2 tabbladen: Rapport op maat en Rapportdetails.

Een geavanceerd rapport exporteren naar PDF

Het exporteren van een geavanceerd rapport naar PDF geeft u de mogelijkheid om een samenvatting te sturen naar belanghebbenden met alleen de informatie waarin ze geïnteresseerd zijn.

De export houdt rekening met de filters die u hebt toegepast in uw geavanceerde rapport. Op deze manier kunt u bepalen welke resultaten naar PDF worden geëxporteerd.

Bovendien kunt u de inhoud van uw rapport aanpassen door te kiezen welke informatie in de export moet worden opgenomen.

Ga als volgt te werk om een geavanceerd rapport naar PDF te exporteren:

1. Ga naar Resultaten > Geavanceerde rapporten.
2. Open het geavanceerde rapport van uw keuze, zie Een geavanceerd rapport openen.
3. Klik op de drie puntjes in de rechterbovenhoek en selecteer Exporteren > Exporteren naar PDF. Resultaat: Het dialoogvenster Exporteren naar PDF verschijnt.
4. Kies welke informatie uw PDF-bestand moet bevatten, selecteer de oriëntatie van uw rapport (staand of liggend) en klik op OK.
   Resultaat: Uw gegevens worden op de achtergrond geëxporteerd en kunnen worden gedownload in uw notificatiecentrum wanneer de export klaar is.

Een geavanceerd rapport dupliceren

U kunt een bestaand geavanceerd rapport dupliceren, zodat u snel een soortgelijk rapport kunt maken.

Ga als volgt te werk om een geavanceerd rapport te dupliceren:

1. Ga naar Resultaten > Geavanceerde rapporten.
   Resultaat: U ziet de overzichtspagina met geavanceerde rapporten.
2. Klik op de drie puntjes naast het rapport dat u wilt dupliceren en selecteer Dupliceren.
   Resultaat: Er wordt een kladversie van uw geavanceerde rapport gemaakt. U ziet de gegevens en filterinstellingen die in het oorspronkelijke rapport zijn gebruikt.
3. Voer de naam van uw nieuwe rapport in de breadcrumb bovenaan in.
4. Als u een wijziging wilt doen voor:
   • De gegevensselectie en organisatie, zie Gegevens selecteren
   • De sessiefilter, zie Sessiefilter
5. Klik op Opslaan.
   Resultaat: Het rapport wordt opnieuw gegenereerd, rekening houdend met de nieuwe instellingen. U vindt een melding in uw notificatiecentrum wanneer het rapport klaar is. In het overzicht met geavanceerde rapporten heeft uw rapport de status Bezig zolang het niet beschikbaar is. Als het beschikbaar is, verandert de status in Klaar.

Een geavanceerd rapport delen

U kunt uw geavanceerde rapporten delen met iedereen in uw assessmentQ-omgeving die toegang heeft tot de module Geavanceerde rapporten.

Ga als volgt te werk om een geavanceerd rapport te delen:

1. Ga naar Resultaten > Geavanceerde rapporten.
   Resultaat: U ziet de overzichtspagina met geavanceerde rapporten.
2. Klik op de drie puntjes naast het rapport dat u wilt delen en selecteer Delen.
   Resultaat: Het dialoogvenster Rapport delen verschijnt. Bovenaan ziet u de lijst met gebruikers en groepen waarmee het rapport is gedeeld (indien van toepassing).
3. Voer de naam in van de gebruiker of groep waarmee u het rapport wilt delen.

   Opmerkingen:

   • U kunt alleen gebruikers of groepen selecteren die al bestaan in uw assessmentQ-omgeving, u kunt hier geen nieuwe gebruikers of groepen toevoegen.
   • Beheerders hebben standaard toegang tot alle rapporten, het is dus niet mogelijk om een rapport te delen met beheerders.
4. Klik op de knop Opslaan.
   Result: De geselecteerde gebruiker(s) zullen een melding vinden in hun assessmentQ notificatiecentrum om hen te informeren dat u een rapport met hen hebt gedeeld. Afhankelijk van hun notificatievoorkeuren, krijgen ze ook een notificatie per e-mail. Ze kunnen een deeplink gebruiken om het rapport onmiddellijk te openen in assessmentQ. Ze zullen het gedeelde rapport zien in hun lijst met geavanceerde rapporten.

   Opmerkingen:

   • De gebruiker(s) met wie u het rapport gedeeld hebt, hebben alleen-lezen toegang tot alle gegevens in het rapport, zelfs als ze geen toegang hebben tot de planningen/opdrachten/gebruikers/groepen die in het rapport staan. Ze kunnen doorklikken op elke sessie om de antwoorden te bekijken of af te drukken.
   • De gebruiker(s) met wie u het rapport gedeeld hebt, kunnen het gedeelde rapport dupliceren of bewerken. Als ze dat doen, kunnen ze echter alleen gegevens gebruiken waartoe ze toegang hebben. Als ze een rapport proberen te genereren met gegevens waartoe ze geen toegang hebben, wordt er een melding weergegeven.
   • E-mailmeldingen worden alleen verzonden wanneer een rapport wordt gedeeld; er worden geen e-mails verzonden wanneer een rapport wordt bijgewerkt. U kunt de e-mailmeldingen activeren of deactiveren via Voorkeuren in uw accountinstellingen. Meer info.

Een geavanceerd rapport verwijderen

Ga als volgt te werk om een geavanceerd rapport te verwijderen:

1. Ga naar Resultaten > Geavanceerde rapporten
   Resultaat: U ziet de overzichtspagina met geavanceerde rapporten.
2. Klik op de drie puntjes naast het rapport dat u wilt verwijderen en selecteer Verwijderen.
   Resultaat: Er wordt een bevestigingsdialoogvenster weergegeven.
3. Klik op Ja om te bevestigen dat u het rapport wilt verwijderen.
   Resultaat: Het rapport wordt verwijderd van de overzichtspagina met geavanceerde rapporten.

Een sessierapport, sessieantwoorden of historiek bekijken en exporteren

In een geavanceerd rapport kan u op een sessie klikken om het sessierapport te bekijken dat u een gedetailleerd inzicht geeft in de prestaties van de deelnemer. U kunt het sessierapport ook exporteren naar PDF.

Als u een sessierapport hebt geopend, kunt u ook

• de antwoorden bekijken of afdrukken die de deelnemer in deze sessie heeft gegeven.
• de sessiehistoriek bekijken of exporteren.

Ga als volgt te werk om een sessierapport, antwoorden of historiek te bekijken en te exporteren:

1. Ga naar Resultaten > Geavanceerde rapporten.
2. Open het geavanceerde rapport van uw keuze, zie Een geavanceerd rapport openen.

3. Open het tabblad Rapport op maat.

4. Klik in het rapport door naar het laagste niveau, d.w.z. het niveau van sessies.

5. Klik op de sessie van uw keuze.
   Resultaat: Het sessierapport wordt geopend.

   Opmerking: Het sessierapport wordt alleen getoond als de sessie is afgelopen.

6. Als u de antwoorden van de deelnemer wilt bekijken, klikt u op Antwoorden bekijken in de rechterbovenhoek.
   Resultaat: De sessie wordt geopend in de inzagemodus in de player.

7. Klik op de drie puntjes in de rechterbovenhoek.
   Resultaat: Er wordt een keuzemenu geopend.
   

8. Selecteer Antwoorden afdrukken als u de antwoorden van de deelnemer wilt afdrukken. Selecteer de afdrukopties van uw keuze.
   
9. Klik op OK. 
   Resultaat: Er wordt een afdrukbare versie van de sessie weergegeven, inclusief het antwoord van de deelnemer op elke vraag.
10. Selecteer Exporteer naar PDF als u de sessie wil exporteren naar PDF:
    • Selecteer welke informatie u wilt zien in het PDF bestand.
      
    • Klik op Exporteren.
      Resultaat: De sessie wordt op de achtergrond geëxporteerd naar een PDF-bestand en kan worden gedownload in uw notificatiecentrum wanneer de export klaar is.
11. Als u de sessiehistoriek wilt bekijken of exporteren:
    
    • Selecteer Sessiehistoriek
      Resultaat: De sessiehistoriek wordt weergegeven en laat zien welke actie wanneer door wie is uitgevoerd.
    • Klik op Sessiehistoriek exporteren in de linkerbenedenhoek.
      Resultaat: U kunt het Excel-bestand downloaden vanuit het notificatiecentrum wanneer de export klaar is.
      

Toegang krijgen tot de module Geavanceerde rapporten

Om toegang te krijgen tot de module Geavanceerde rapporten, moet u een backofficerol hebben waarvoor het recht Toegang tot geavanceerde rapporten is geactiveerd.

Standaard is dit recht geactiveerd voor de rol Groepsverantwoordelijke.

Standaard zien groepsverantwoordelijken alleen de geavanceerde rapporten die ze zelf hebben gemaakt of die met hen zijn gedeeld. Om groepsverantwoordelijken toegang te geven tot alle geavanceerde rapporten, moet de uitgebreide toegangsrechten Toegang tot alle geavanceerde rapporten geactiveerd worden. Meer info. 

Meer informatie

Over assessmentQ rapporten

Over rollen en rechten

Waar kan ik de rapporten die ik geëxporteerd heb vinden?

Waarom krijg ik e-mailnotificaties van assessmentQ en hoe kan ik deze uitschakelen?