Planningen op het portaal

In dit artikel

Dit artikel bevat de volgende informatie:

• Achtergrond
• Status van een planning
• Een planning aanmaken
• De volgorde van opdrachten in een planninge aanpassen
• Tags toevoegen aan een planning
• Opdrachten en deelnemers in een planning aanpassen
• De timing van een planning aanpassen
• Een inzageperiode toevoegen aan een planning
• De resultaten van een planning publiceren
• E-mailnotificaties versturen voor planningen
• Een planning verwijderen
• Een planning beëindigen
• Planningen archiveren

Achtergrond

De module Planningen is een submodule van de module Planning.

In de module Planningen kunt u één of meer opdrachten inplannen voor individuele deelnemers of groepen. De ingeplande opdracht(en) worden getoond op het assessmentQ portaal van de deelnemers.

Een planning bevat:

• één of meer opdrachten
  
  
• voor één of meer deelnemers
  
  
• voor een bepaalde periode
  
  
• en is beschikbaar op de assessmentQ portaal.
• Optioneel kun je ervoor kiezen om de resultaten achteraf op het portaal te laten zien.
  

Status van een planning

Een planning kan een van de volgende statussen hebben:

• Klad
  Dit is de eerste status van een planning. Het is typisch de status waarin u een planning maakt en wijzigt totdat ze de instellingen heeft die u wilt gebruiken. In Klad kan een planning altijd bewerkt worden. Ze verschijnt nog niet op het assessmentQ portaal.
• Toekomstig
  Als een planning is gepubliceerd, verschijnt deze op het portaal van de geselecteerde deelnemers. Als de starttijd nog niet is bereikt, is de planning beschikbaar onderaan het portaal onder Toekomstig en blijft deze volledig bewerkbaar.
• Live
  Als de starttijd van een gepubliceerde planning is bereikt, wordt de status automatisch Live en is de planning beschikbaar op het portaal. De planning kan nog steeds bewerkt worden, behalve de starttijd.
• Afgelopen
  Als de eindtijd van een planning is bereikt, wordt de status automatisch Afgelopen. Ze verschijnt op het portaal met de tag Afgelopen en kan nog maar beperkt bewerkt worden.
• Gearchiveerd
  Als een planning is gearchiveerd, verdwijnt ze van het portaal. Ze kan niet worden bewerkt in het archief. Een coach kan echter wel een planning terugzetten of dupliceren vanuit het archief. 

Een planning aanmaken

Ga als volgt te werk om een planning te maken:

1. Ga naar Planning > Planningen.
   Resultaat: De lijst met uw planningen verschijnt.
2. Voeg een nieuwe planning toe door te klikken op de knop +Toevoegen in de rechterbovenhoek.
   Resultaat: Een blanco planning wordt geopend.
3. Voeg bovenaan de titel van uw planning toe. Merk op dat deze titel zichtbaar zal zijn voor de deelnemers.
4. In het venster Eigenschappen rechts:
   • Voeg een afbeelding toe aan uw planning. 
   • Voeg optioneel één of meerdere tags toe aan uw planning. 

   Opmerking: De afbeelding en de tags zullen worden getoond op het assessmentQ portaal van de deelnemers.

5. Voeg de timing toe aan uw planning. Kies een begin- en einddatum. Gedurende deze periode zullen de opdrachten in de planning beschikbaar op het portaal van de deelnemer.
6. Voeg een of meer opdrachten toe aan de planning. 
   
   Opmerkingen:

   • U kunt enkel opdrachten met de status Goedgekeurd of Live toevoegen aan een planning. 
   • De opdrachten worden aan de planning toegevoegd in de volgorde waarin u ze selecteert en toevoegt.
   • De volgorde van de opdrachten in een planning bepaalt de volgorde waarin ze worden getoond aan de deelnemers op het portaal. Zolang de planning niet Live is, kunt u de volgorde van de opdrachten wijzigen, zie hieronder.
7. Open Deelnemers en voeg gebruikers of groepen toe aan uw planning door te klikken op +Gebruiker toevoegen of +Groep toevoegen.
8. Maak optioneel de resultaten beschikbaar op het portaal.

   Opmerking: Als u de resultatenstrook niet ziet, betekent dit dat de portaalinstelling Resultaten niet is geactiveerd voor uw assessmentQ-omgeving. Neem hiervoor contact op met uw assessmentQ beheerder.

9. Voeg optioneel een notificatiemail toe en definieer:
   • voor welke gebeurtenis u een e-mail notificatie wilt versturen (De planning is beschikbaar, De planning loopt af, De resultaten zijn beschikbaar).
   • wanneer de mails moeten verstuurd worden.
   • wie de notificatie ontvangt (alle deelnemers of deelnemers die niet gestart zijn).
     
10. Klik op Publiceren in de rechterbovenhoek om de planning te publiceren. De planning zal beschikbaar zijn op het portaal van de deelnemers zodra de starttijd is bereikt.

Volgorde van opdrachten in een planning aanpassen

Om de volgorde van opdrachten in een planning aan te passen, ga als volgt te werk:

1. Ga naar Planning > Planningen.
   Resultaat: De lijst met uw planningen verschijnt.
2. Klik op de planning van uw keuze. 
   Resultaat: De detailpagina van de planning wordt getoond.  
3. Klik op Opdrachten om het overzicht van de opdrachten te openen.  
4. Klik op het icoon Herschikken.
   Resultaat: De sleepiconen verschijnen voor de opdrachten.
   
   

   Opmerking: Herschikken is niet mogelijk in planningen die Live staan. 

5. Versleep de opdrachten in de gewenste volgorde. 
6. Als u de deelnemers wilt verplichten de opdrachten in de voorgedefinieerde volgorde te maken, selecteert u Opdrachten moeten één voor één worden afgelegd in de vooraf bepaalde volgorde. 
   Resultaat: Bij publicatie op het portaal zal de tweede opdracht pas beschikbaar zijn als de deelnemer klaar is met de eerste. 

Tags toevoegen aan een planning

Als planner kunt u tags toevoegen aan een planning.

Met tags kunt u extra informatie aan een planning toevoegen. De tags worden getoond op het portaal van de deelnemer boven de naam van de planning.

De tags kunnen zowel door deelnemers als planners worden gebruikt om de lijst met planningen te filteren:

• Deelnemers kunnen de tags gebruiken om de planningen op hun portaal te filteren zodat ze gemakkelijk de gewenste planning(en) kunnen vinden.
  

  Opmerking: De tags worden altijd getoond op het portaal van de deelnemer, maar filteren op tags is alleen mogelijk als de instelling Zoeken en filteren is ingeschakeld voor het portaal. Meer informatie.

• Als planner ziet u in uw planningsoverzicht hoeveel en welke tags op uw planningen zijn toegepast en u kunt het overzicht filteren op tag om alle planningen te zien waarop een tag betrekking heeft.

Procedure

Ga als volgt te werk om tags aan een agenda toe te voegen:

1. Ga naar Planning > Planningen.
2. Klik op de agenda van uw keuze en selecteer in de rechterbovenhoek.
3. Voeg de tags toe in het venster Eigenschappen rechts. Er zijn twee manieren:
   • Hergebruik bestaande tags door ze te kiezen in het vervolgkeuzemenu, of
   • Voeg nieuwe tags toe door de tekst te typen en +Toevoegen als nieuwe waarde te selecteren als nieuwe waarde.
4. Klik rechtsboven op Opslaan.
   Resultaat: De tags worden toegevoegd aan uw planningsoverzicht. De tags worden ook getoond op het portaal van de deelnemer.

Opdrachten en deelnemers in een planning aanpassen

Het is mogelijk dat een bepaalde opdracht, gebruiker, of groep moet worden toegevoegd aan of verwijderd uit een planning. Houd er rekening mee dat het verwijderen van een opdracht, gebruiker, of groep uit een planning een impact kan hebben, afhankelijk van de status van de planning: 

• In een Klad planning is het verwijderen van gebruikers, groepen, of opdrachten mogelijk en heeft het geen invloed op de resultaten.
• In een Toekomstige planning is het verwijderen van gebruikers, groepen of opdrachten mogelijk en heeft geen effect op de resultaten.
• In een Live planning is het verwijderen van gebruikers, groepen of opdrachten mogelijk, maar dit heeft wel invloed op de resultaten.
  • Wanneer u een opdracht verwijdert, verdwijnen de resultaten van de deelnemers die de opdracht al hebben voltooid uit het planningsrapport, maar blijven deze beschikbaar in het opdrachtrapport.
  • Wanneer u een gebruiker of groep verwijdert uit een planning, verdwijnen hun resultaten uit het planningsrapport, maar blijven ze beschikbaar in het opdrachtrapport.
• Uit een Afgelopen of Gearchiveerde planning kunt u geen gebruikers, groepen of opdrachten meer verwijderen.

Procedure voor klad planningen

Ga als volgt te werk om gebruikers, groepen of opdrachten uit een Klad planning te verwijderen:

1. Open een planning met de status Klad.
2. Klik op Opdrachten of Deelnemers.
3. Selecteer aan de rechterkant van de opdracht of deelnemer de drie puntjes.
4. Verwijder de opdracht, gebruiker of groep.
   Resultaat: De opdracht, gebruiker of groep is niet langer verbonden met de planning.
   

Procedure voor toekomstige of live planningen

Om gebruikers, groepen of opdrachten te verwijderen of toe te voegen uit een toekomstige of live planning, gaat u als volgt te werk:

1. Open uw toekomstige of live planning.
2. Klik op in de rechterbovenhoek.
3. Klik op Opdrachten of Deelnemers.
4. Selecteer aan de rechterkant van de opdracht of deelnemer de drie puntjes.
5. Verwijder de opdracht, gebruiker of groep.
6. Sla je wijzigingen op door te klikken op Opslaan in de rechterbovenhoek.
   Resultaat: De opdracht, gebruiker, of groep is niet langer verbonden met de planning.

Om gebruikers, groepen of opdrachten toe te voegen aan een toekomstige of live planning, gaat u als volgt te werk:

• Ga naar uw toekomstige of live planning.
• Selecteer in de rechterbovenhoek.
• Als u (een) opdracht(en) wilt toevoegen:
  
  • Klik op Opdrachten.
  • Klik op Toevoegen in de rechterbovenhoek van de sectie Opdrachten.
  • Selecteer uw opdracht(en).
  • Klik op Toevoegen.
• Als u Deelnemers wilt toevoegen:
  • Klik op Deelnemers.
  • Klik op Groep toevoegen of Gebruiker toevoegen in de rechterbovenhoek van de sectie Deelnemers.
  • Selecteer uw groep(en) of gebruiker(s).
  • Als u de gebruikers wilt verwittigen, vink de optie Gebruiker verwittigen via e-mail aan.
  • Klik op Toevoegen.
• Sla uw wijzigingen op door op Opslaan te klikken in de rechterbovenhoek.
  Resultaat: De opdracht(en), groep(en) of gebruiker(s) zijn toegevoegd aan de planning. Als u de optie Verwittig gebruiker via e-mail heeft aangevinkt, zullen de nieuw toegevoegde gebruikers een e-mail ontvangen waarin staat dat de planning voor hen beschikbaar is.

De timing van een planning aanpassen

De timing van een planning kan alleen worden gewijzigd in planningen met de status Klad, Toekomstig, of Live.

Ga als volgt te werk om de timing in een klad planning te wijzigen:

1. Ga naar uw planning met de status Klad.
2. Klik op Tijd.
3. Wijzig de begin- en/of eindtijd van de planning.
   Resultaat: De deelnemer kan de opdracht(en) van op het portaal starten gedurende deze periode.

Om de timing in een toekomstige planning te bewerken, gaat u als volgt te werk:

1. Open uw toekomstige planning.
2. Selecteer in de rechterbovenhoek.
3. Wijzig de begin- en/of eindtijd.
4. Sla de wijzigingen op door op Opslaan te klikken in de rechter bovenhoek.
   Resultaat: De deelnemer zal de opdracht(en) kunnen starten van op het portaal gedurende deze periode.

Om de timing in een live planning te bewerken, gaat u als volgt te werk:

1. Open uw live planning.
2. Selecteer in de rechter bovenhoek.
3. Wijzig de eindtijd. Het is niet mogelijk om de starttijd te wijzigen, omdat deze al voorbij is.
4. Sla uw wijzigingen op door op Opslaan te klikken in de rechter bovenhoek.
   Resultaat: De deelnemer zal in deze periode de opdracht(en) kunnen starten van op het portaal.

Een inzageperiode toevoegen aan een planning

Nadat een deelnemer een opdracht heeft gemaakt en zijn score heeft ontvangen, kan het zijn dat hij zijn antwoorden wil nakijken. Door een inzageperiode in te stellen, kunt u deelnemers toestaan hun antwoorden tijdens deze periode te bekijken. Het is ook mogelijk om tijdens de inzageperiode de feedback, oplossing en/of correctie te tonen.

Om een inzageperiode te definiëren, gaat u als volgt te werk:

1. Ga naar Planning > Planningen.
   Resultaat: De lijst met planningen waartoe u toegang heeft verschijnt.
2. Selecteer de planning waarbij u een inzageperiode wil toevoegen.
3. Open het onderdeel Tijd van de planning.
4. Activeer de optie Inzageperiode bepalen.
   Resultaat: U kan een inzageperiode toevoegen.
5. Voeg de periode toe waarbinnen deelnemers hun antwoorden mogen nakijken.
   
   Resultaat: Zodra de begindatum van de inzageperiode is bereikt en de deelnemers één of meer opdrachten in deze planning hebben afgerond, krijgt de planning de status Inzage open op het portaal van de deelnemer. Tijdens de inzageperiode kunnen de deelnemers op de planning klikken en hun voltooide opdracht(en) openen in de inzagemodus.

De resultaten van een planning publiceren

Als planner kunt u bepalen of en wanneer de resultaten van een planning worden gepubliceerd op het portaal van de deelnemers. Als de resultaten gepubliceerd zijn, kunnen de kandidaten hun resultaten raadplegen op hun portaal en doorklikken naar hun persoonlijke rapporten.

U kunt de resultaten activeren in planningen met de statussen Klad, Toekomstig, Live of Afgelopen. Het is niet mogelijk om resultaten te activeren in planningen met de status Gearchiveerd.

Ga als volgt te werk om de resultaten van een planning te publiceren:

1. Ga naar Planning > Planningen.
2. Klik op de planning van uw keuze en selecteer  in de rechterbovenhoek.
3. Klik op Resultaten om de resultatenstrook te openen.
   

   Opmerking: Als u de resultatenstrook niet ziet, betekent dit dat de portaalinstelling Resultaten niet is geactiveerd voor uw assessmentQ-omgeving. Neem hiervoor contact op met uw assessmentQ beheerder.

4. Selecteer De resultaten van de deelnemers op het portaal tonen.
5. Kies wanneer de resultaten beschikbaar moeten zijn:
   
   

   Tip: U kunt ook een e-mailbericht naar de deelnemers sturen om hen te informeren dat hun resultaten beschikbaar zijn op het portaal. Meer informatie.

6. Klik rechtsboven op Opslaan.
   Resultaat: De resultaten worden getoond op het deelnemersportaal zodra de publicatiedatum van de resultaten is bereikt en de deelnemer de opdracht(en) in de planning heeft beëindigd.

E-mailnotificaties versturen voor planningen

Als planner kun je een e-mailbericht sturen naar de deelnemers van een planning om hen te informeren dat:

• een planning beschikbaar komt op hun portaal
• een planning niet meer beschikbaar is op hun portaal
• de resultaten van een planning beschikbaar komen op hun portaal
  

  Opmerking: Om de e-mailnotificatie van het resultaat te kunnen worden verzonden, moet de portaalinstelling Resultaten tonen geactiveerd zijn. Als deze portaalinstelling niet is geactiveerd of weer is uitgeschakeld, worden de e-mailmeldingen voor resultaten niet verzonden, zelfs niet als de planner een resultaatmelding voor een planning heeft gedefinieerd.

Om een e-mail notificatie te sturen naar de deelnemers van een planning, gaat u als volgt te werk:

1. Klik op Toevoegen onder E-mailnotificaties in de planning.
   
   Resultaat: Er verschijnt een popup.
   
2. Vul in wanneer en aan wie u een notificatie wilt sturen.
3. Klik op Toevoegen.
   Resultaat: De e-mailnotificatie is toegevoegd. 

Een planning verwijderen

Als planner kunt u uw planningen verwijderen als ze de status Klad of Toekomstig hebben.

Ga als volgt te werk om planningen te verwijderen:

1. Ga naar Planning > Planningen.
2. Als u een specifieke planning wilt verwijderen, klikt u op de drie puntjes naast de gewenste planning en selecteert u Verwijderen.
   Resultaat: U ziet een bevestigingspop-up.
3. Als u meerdere planningen tegelijk wilt verwijderen:
   
   • Klik op het bulk selectie icoon in de rechterbovenhoek.
     Resultaat: U ziet een selectievakje voor elke planning. 
   • Selecteer de planningen van uw keuze en klik op het pictogram Verwijderen onderaan de pagina.
     
4. Klik op Ja om te bevestigen.
   Resultaat: De planning(en) is (zijn) definitief verwijderd uit het overzicht van de planningen.
   

Een planning beëindigen

Als planner kunt u planningen beëindigen.

Wanneer u een planning beëindigt, wordt de einddatum van de planning ingesteld op nu en de status van de planning verandert in Afgelopen.

Standaard worden de afgelopen planningen weergegeven op het portaal. De deelnemers kunnen er nog op klikken om de detailpagina van de planning te zien, maar ze kunnen niet meer doorklikken op de opdrachten.

Ga als volgt te werk om een of meer planningen te beëindigen: 

1. Ga naar Planning > Planningen.
2. Als u één specifieke planning wilt beëindigen, klikt u op de drie puntjes naast de gewenste planning en selecteert u Beëindigen. 
   Resultaat: U ziet een bevestigingspop-up.
3. Als u meerdere planningen tegelijk wilt beëindigen:
   
   • Klik op het bulkselectie icoon  in de rechterbovenhoek.
     Resultaat: U ziet een selectievakje voor elke planning. 
     
   • Selecteer de planningen van uw keuze en klik op het pictogram Beëindigen onderaan de pagina.
     
     Resultaat: U ziet een bevestigingspop-up.
4. Voeg optioneel commentaar toe en klik op Ja.
   Resultaat: Het commentaar (indien aanwezig) wordt opgeslagen in de historiek van de planning. De status van de planning verandert in Afgelopen. De deelnemers kunnen de opdrachten in deze planningen niet meer afleggen. 

Planningen archiveren

Als planner kunt u het overzicht van planningen opschonen door uw planningen te archiveren.

Planningen die gearchiveerd zijn:

• worden verplaatst naar het archief in de backoffice.
  Indien nodig kunt u ze nog steeds terugzetten vanuit het archief. 
• worden niet meer getoond op het portaal.

Ga als volgt te werk om een of meer planningen te archiveren:

1. Selecteer de module Publiceren in het centrale menu van assessmentQ en open de submodule Planningen.
2. Als u één specifieke planning wilt archiveren, klikt u op de drie puntjes naast de gewenste planning en selecteert u Archiveren. 
   Resultaat: U ziet een bevestigingspop-up.
3. Als u meerdere planningen tegelijk wilt archiveren:
   
   • Klik op het bulk selectie icoon in de rechterbovenhoek.
     Resultaat: U ziet een selectievakje voor elke planning. 
     
   • Selecteer de planningen van uw keuze en klik op het pictogram Archiveren onderaan de pagina.
     
     Resultaat: U ziet een bevestigingspop-up.
4. Voer optioneel een opmerking in en klik op Ja.
   Resultaat: Het commentaar (indien aanwezig) wordt opgeslagen in de historiek van de planning. De status van de planning verandert in Gearchiveerd en de planningen worden verplaatst naar het archief. Gearchiveerde planningen worden niet meer getoond op het portaal.