Metadata

Achtergrond

Metadata zijn sleutel-waarde paren. Dus alle metadatasleutels (bvb. moeilijkheidsgraad) hebben een bepaalde waarde (bvb. gemakkelijk, normaal of moeilijk voor de sleutel "moeilijkheidsgraad").

De beheerder definieert de sleutels, en de auteur voegt deze sleutels toe aan hun items en selecteert een bepaalde waarde.

Metadatasleutels die bij elkaar horen worden gegroepeerd in metadatabibliotheken, die aangemaakt worden door de beheerder. 

Functionaliteiten

Metadata kunnen u op verschillende manieren helpen:

• U kunt zoeken op metadata in de itembank.
• U kunt een scenario maken op basis van metadata.
• U kunt metadata toevoegen aan items in de itembank.

Metadatabibliotheken

De metadata worden door de beheerder aangemaakt in metadatabibliotheken. 

Een metadatabibliotheek bevat metadatasleutels die bij elkaar horen. Bijvoorbeeld een metadatabibliotheek voor Wiskunde of voor Aardrijkskunde.

De beheerder:

• maakt de metadatabibliotheken aan
• voegt metadatasleutels toe aan de bibliotheken
• bepaalt in welke mappen in de itembank deze metadatasleutels beschikbaar zijn.

Metadatasleutels

Er zijn verschillende soorten metadatasleutels:

• Numeriek: de auteur kan een numerieke waarde invoeren
• Dropdown: de auteur kan één waarde selecteren voor de metadatasleutel
• Aanpasbare dropdown: de auteur kan één waarde selecteren voor de metadatasleutel en hij kan nieuwe waarden toevoegen.
• Multi-selectie dropdown: de auteur kan meerdere waarden selecteren voor de metadatasleutel
• Aanpasbare multi-selectie dropdown: de auteur kan meerdere waarden selecteren voor de metadatasleutel en hij kan nieuwe waarden toevoegen.

Metagegevens met beperkte toegang

Metagegevens met beperkte toegang kunnen alleen worden gebruikt door auteurs die extra auteursrechten hebben. 
Het is de beheerder die beslist :

• welke metadatasleutels beperkte toegang hebben.
• welke auteurs deze metadata kunnen gebruiken. Toegang wordt verleend door middel van een extra auteurstoestemming. Zie Een rol toevoegen voor het beheer van metadata met beperkte toegang. 

Auteurs die geen toestemming hebben om metadata met beperkte toegang te beheren, kunnen deze metadata wel zien, maar ze kunnen geen metadatasleutels met beperkte toegang toevoegen of wijzigen. 

Een metadatabibliotheek toevoegen

Een metadata bibliotheek is een folder die metadata keys bevat die gelinkt kunnen worden aan een specifieke hoofdmap in de item bank.

Alleen de metadata sleutels in die bibliotheek kunnen toegevoegd worden aan de items in de gelinkte hoofdmap of submap daarvan.

Procedure

Ga als volgt te werk om een metadata bibliotheek toe te voegen.

1. Ga naar Alle instellingen >  Metadata.
2. Klik op  om een nieuwe bibliotheek toe te voegen.
3. Vul de naam en beschrijving in. Daarnaast kan je eventueel de bibliotheek koppelen aan alle toekomstige hoofdmappen. 
   
   
   Tip: als u deze metadatabibliotheek automatisch wilt toevoegen aan alle nieuwe hoofdmappen, selecteer dan de optie 'Automatisch toevoegen aan nieuwe hoofdmappen in items'.
4. Klik op Opslaan.
   Resultaat: een nieuwe metadatasleutel is aangemaakt.

Een metadatasleutel toevoegen aan een metadatabibliotheek

Auteurs kunnen zelf geen metadatasleutels aanmaken. Het is de verantwoordelijkheid van de beheerder om de metadatasleutels in een metadatabibliotheek aan te maken voordat auteurs ze aan items kunnen toevoegen.

Procedure

Ga als volgt te werk om een metadatasleutel toe te voegen aan een metadatabibliotheek:

1. Ga naar Alle instellingen >  Metadata.
2. Selecteer de metadatabibliotheek waaraan u een metadatasleutel wilt toevoegen of maak een nieuwe bibliotheek aan (Metadatabibliotheek toevoegen).
   Resultaat: Het tabblad Sleutels van de bibliotheek wordt geopend.
3. Klik op om een nieuwe sleutel toe te voegen.
   Resultaat: Het pop-upvenster Metadatasleutel toevoegen verschijnt.
4. Voer de naam van de metadatasleutel in. 
5. Kies het sleuteltype in het dropdownmenu.
   Wanneer u een van de dropdowntypes selecteert, moet u de waarden van de dropdown aan de rechterkant invullen.
   
6. Selecteer Sleutel automatisch tonen als u wilt dat deze sleutel automatisch wordt toegevoegd aan alle items in de itemmap(pen) die aan deze metadatabibliotheek zijn gekoppeld.
   Resultaat: De sleutel (zonder waarde) zal automatisch worden toegevoegd aan alle items in de itemmap die gekoppeld is aan de metadatabibliotheek van de sleutel.
7. Selecteer Beperkte toegang als u wilt dat deze sleutel alleen beschikbaar is voor auteurs die de permissie hebben om metadata met beperkte toegang te beheren.
8. Klik op Opslaan.
   Resultaat: De nieuwe metadatasleutel is toegevoegd aan de metadata bibliotheek.
   • Als Beperkte toegang niet geselecteerd is, kunnen auteurs deze metadatasleutel gebruiken in de mappen die aan deze bibliotheek zijn gekoppeld.
   • Als Beperkte toegang wel geselecteerd is, wordt naast de metadatasleutel een sloticoon toegevoegd. Alleen auteurs met de toestemming om metadata met beperkte toegang te beheren, kunnen deze metadatasleutel gebruiken in mappen die aan deze bibliotheek zijn gekoppeld. Voor andere auteurs is deze metadatasleutel read-only. 

Een root folder toevoegen aan een metadatabibliotheek

Een root item folder moet gelinkt zijn aan een metadata bibliotheek om het mogelijk te maken om metadata sleutels toe te voegen aan de items in de root item folder.

Procedure

Ga als volgt te werk om de root folder toe te voegen aan de metadata bibliotheek.

1. Ga naar Alle instellingen >  Metadata.
2. Vervolgens klik je op de bibliotheek die je wilt linken aan de root folder.
3. Selecteer de Item folder tab.
4. Klik op .
   Resultaat:  De root folders worden getoond.
5. Selecteer een of meerdere folders en klik op Toevoegen.
   Resultaat: Het item folder is gelinkt aan de metadata bibliotheek. Het is nu mogelijk om de metadata sleutels toe te voegen van deze bibliotheek aan de items in de item folder.

Auteursrol toevoegen met beheer van metadata met beperkte toegang

Metadata met beperkte toegang kunnen niet gebruikt worden door auteurs met standaard auteursrechten.
Om auteurs in staat te stellen metadata met beperkte toegang te gebruiken, wordt aanbevolen een extra auteursrol aan te maken waarmee men metadata met beperkte toegang kan beheren.

Procedure

Ga als volgt te werk om een auteursrol te maken waarmee men metadata met beperkte toegang kan beheren:

1. Ga naar Gebruikersbeheer > Rollen.
2. Resultaat: U ziet het overzicht van de rollen. 
3. Klik op +Toevoegen in de rechterbovenhoek. 
   Resultaat: De pop-up Rol toevoegen verschijnt. 
4. Selecteer de rol Auteur om van te starten en klik OK. 
   Resultaat: De pagina Nieuwe rol verschijnt.
5. Vul een naam in voor uw nieuwe rol bovenaan de pagina (bijvoorbeeld, "Auteur inclusief metadata beperkte toegang").
6. Selecteer het recht Metadata met beperkte toegang beheren.
   
7. Klik op Opslaan.
   Resultaat: De nieuwe rol is aangemaakt en kan worden toegewezen aan de auteurs die alle metadata mogen gebruiken.