Integratie met AFAS

Achtergrond

AFAS (Applications For Administrative Solutions) is een bedrijfssoftware die ernaar streeft alle administratieve processen te automatiseren in één en hetzelfde softwarepakket. Van financieel tot HRM, document- en opleidingsmanagement tot CRM en projecten.

De integratie tussen AFAS en assessmentQ maakt het mogelijk om uw assessmentQ opdrachten in AFAS in te plannen:

• Deelnemers kunnen de opdracht starten vanuit hun AFAS InSite of AFAS OutSite portaal.
• Deelnemers worden automatisch geauthenticeerd zonder dat ze hoeven in te loggen in assessmentQ.
• Wanneer de deelnemers hun opdracht hebben voltooid, worden de resultaten teruggestuurd naar AFAS.

Een assessmentQ opdracht inplannen in AFAS

Een assessmentQ opdracht inplannen in AFAS verloopt in drie stappen:

• Stap 1: Cursus aanmaken
• Stap 2: Cursuspagina aanmaken in Insite en / of Outsite
• Stap 3: Cursus inplannen voor deelnemers

Stap 1: Cursus aanmaken

Om een cursus aan te maken, gaat u als volgt te werk:

1. In AFAS Profit, ga naar CRM > Cursusmanagement > Cursus.
2. Voeg een nieuwe cursus toe. 
3. Doorloop de wizard en vul uw cursusgegevens in.
4. Klik Volgende tot het assessmentQ formulier geopend wordt in de wizard:
   
   
   • Vul de toegangscode van de assessmentQ opdracht in. Deze code vindt u terug in de tab Overzicht van uw opdracht in de assessmentQ backoffice.
     
   • Optioneel: Selecteer de optie Meld alleen present indien geslaagd. 
     Indien deze optie geselecteerd is, zal de deelnemer enkel de status Present krijgen voor deze cursus indien hij de opdracht beëindigd heeft én geslaagd is voor deze opdracht.
5. Klik op Voltooien.
   Resultaat: De cursus is toegevoegd aan het cursusoverzicht.
6. Open de cursus en voeg een nieuw evenement toe.
   Het is belangrijk dat Datum sessie ingevuld wordt. Dit bepaalt tot welke datum de deelnemers de opdracht kunnen opstarten. 

   U kunt het evenement eventueel ook later toevoegen via Cursusplanning.

7. Klik Voltooien en OK om het venster te sluiten. 
   Resultaat: Het evenement is toegevoegd aan uw cursus. 

Stap 2: Cursuspagina aanmaken

U kunt een cursuspagina aanmaken in Insite en / of OutSite.

Om een cursuspagina aan te maken, gaat u als volgt te werk:

1. Open Sitebeheer in AFAS InSite of AFAS OutSite (via de dropdown rechtsboven naast uw naam). 
2. Klik op Nieuw (bovenaan links) en selecteer Document.
3. Kies assessmentQ opdracht als opdrachtsjabloon. 
   
   

   Indien u dit sjabloon niet ziet, contacteer uw AFAS beheerder om u toe te voegen aan de groep Cursusmanagement (Profit).

   Indien uw AFAS omgeving gekoppeld is met meerdere assessmentQ channels, kies het opdrachtsjabloon van de channel waarvoor u een opdracht inplant.

4. Klik op bij Gegeven en kies uw cursus. 
5. Klik op Direct publiceren onderaan. 
   Resultaat: De assessmentQ opdracht wordt geopend in de cursuspagina. Zolang de deelnemers niet ingeschreven zijn, wordt een melding getoond. 

Meer info, zie Cursuspagina toevoegen in AFAS Help Center.

Stap 3: Cursus inplannen voor deelnemers

1. In AFAS Profit, open CRM > Cursusmanagement > Cursusplanning.
2. Klik Nieuw bovenaan om een nieuwe cursusplanning toe te voegen :
   • • Selecteer de deelnemers voor uw cursus en klik op Volgende.

       Indien uw AFAS omgeving gekoppeld is met meerdere assessmentQ channels, dient u de cursus in te plannen voor de deelnemers van de channel waarin de opdracht zich bevindt. 

     • Selecteer uw cursus en klik op OK. 
     • Klik op Voltooien. 
3. In het overzicht van de cursusplanningregels,
   • • klik op bovenaan om selectie mogelijk te maken,
     • selecteer de In te schrijven deelnemers,
     • klik op 2. Genereren inschrijving bovenaan.
     • Klik op Voltooien en OK. 
       Resultaat: In het overzicht van de cursusplanningregels is de status van de door u geselecteerde deelnemers veranderd naar Ingeschreven. De deelnemers kunnen nu vanop hun InSite of OutSite portaal de opdracht afleggen. 

Een assessmentQ opdracht afleggen in AFAS

Eenmaal de assessmentQ opdracht ingepland is in een AFAS cursus en de deelnemers ingeschreven zijn voor die cursus, kunnen zij de opdracht opstarten via hun InSite of Outsite portaal. 

• InSite
  In het standaard InSite sjabloon: Mijn Insite > Mijn ontwikkeling > Mijn kennisportaal.
  
• OutSite
  In het standaard OutSite sjabloon: Cursussen > Mijn cursusplanning
  
  

Zodra de deelnemer klikt op een cursus in het cursusplanningsoverzicht:

• wordt hij / zij automatisch ingelogd in assessmentQ.
• wordt de assessmentQ opdracht geopend en kan de deelnemer de opdracht afleggen. 

assessmentQ resultaten raadplegen in AFAS

Wanneer een deelnemer een assessmentQ opdracht in AFAS beëindigt, worden de resultaten doorgestuurd naar AFAS. U kunt de resultaten raadplegen in AFAS CRM Cursusmanagement via:

• Deelnemer per evenement
• Evenement
• Cursus

Via Deelnemer per evenement

1. In AFAS Profit, ga naar CRM > Cursusmanagement > Deelnemer per evenement.
   Resultaat: Het overzicht Deelnemer per evenement wordt geopend. 
2. Dubbelklik op het deelnemerevenement waarvoor u de resultaten wilt raadplegen. 
   Resultaat: Het venster Eigenschappen deelnemer wordt geopend. 
3. Open het tabblad assessmentQ resultaat.
   Resultaat: Het detail van de resultaten wordt getoond. 
   

Via Evenement

1. In AFAS Profit, ga naar CRM > Cursusmanagement > Evenement.
   Resultaat: Het overzicht van de evenementen wordt getoond. 
2. Dubbelklik op het evenement waarvoor u de resultaten wilt raadplegen. 
   Resultaat: Het venster Eigenschappen evenement wordt geopend. 
3. Klik op het tabblad Deelnemers.
   Resultaat: Het overzicht van de deelnemers voor het geselecteerd evenement wordt getoond. 
4. Dubbelklik op de deelnemer waarvoor u de resultaten wilt raadplegen. 
5. Open het tabblad assessmentQ resultaat.
   Resultaat: Het detail van de resultaten wordt getoond. 

Via Cursus

1. In AFAS Profit, ga naar CRM > Cursusmanagement > Cursus.
   Resultaat: Het overzicht van de cursussen wordt getoond. 
2. Dubbelklik op de cursus  waarvoor u de resultaten wilt raadplegen. 
   Resultaat: Het venster Eigenschappen cursus wordt geopend. 
3. Klik op het tabblad Evenement.
4. Dubbelklik op het evenement. 
   Resultaat: Het venster Eigenschappen evenement wordt geopend. 
5. Open het tabblad Deelnemers.
6. Dubbelklik op de deelnemer waarvoor u de resultaten wilt raadplegen. 
7. Open het tabblad assessmentQ resultaat.
   Resultaat: Het detail van de resultaten wordt getoond. 

Pogingenhistoriek raadplegen in AFAS

Een deelnemer kan een assessmentQ Oefenopdracht meerdere keren afleggen. De resultaten van elke poging worden weggeschreven in AFAS.

Om de pogingenhistoriek van een deelnemer te raadplegen, gaat u als volgt te werk:

1. In AFAS Profit, ga naar CRM > Organisatie/persoon.
   Resultaat: Het overzicht Organisaties en personen wordt getoond. 
2. Dubbelklik op de persoon waarvoor u de resultaten wilt raadplegen. 
   Resultaat: Het venster Eigenschappen persoon wordt geopend. 
3. Scroll naar beneden en open het tabblad assessmentQ poging.
   Resultaat: Het overzicht van de pogingen wordt getoond. 
   

Indien de deelnemer een medewerker is in AFAS, vindt u de pogingen ook terug in HRM:

1. In AFAS Profit, ga naar HRM > Medewerker.
   Resultaat: Het overzicht van de Medewerkers (in dienst) wordt getoond. 
2. Dubbelklik op de medewerker waarvoor u de resultaten wilt raadplegen. 
   Resultaat: Het venster Eigenschappen medewerker wordt geopend. 
3. Scroll naar beneden en open het tabblad assessmentQ poging.
   Resultaat: Het overzicht van de pogingen wordt getoond. 
   

Presentie raadplegen in AFAS

Standaard wordt de presentie voor de deelnemer aangevinkt, zodra de deelnemer een assessmentQ opdracht in AFAS beëindigt. 

Indien bij het aanmaken van de cursus de optie Meld alleen present indien geslaagd is aangevinkt, zal de deelnemer enkel de status Present krijgen als hij de opdracht beëindigd heeft én geslaagd is voor deze opdracht.

Om de presentie van een deelnemer te raadplegen, gaat u als volgt te werk:

1. In AFAS Profit, ga naar CRM > Cursusmanagement > Evenement.
   Resultaat: Het overzicht van de evenementen wordt getoond. 
2. Dubbelklik op het evenement waarvoor u de presentie wilt raadplegen. 
   Resultaat: Het venster Eigenschappen evenement wordt geopend. 
3. Klik op het tabblad Presentie.
   Resultaat: Het overzicht van de presenties voor het geselecteerd evenement wordt getoond. 

AFAS set-up

Voorwaarden voor het gebruik van de AFAS integratie:

• AFAS Profit+ en AFAS InSite of OutSite portaal.
• AFAS configuratie voor de assessmentQ integratie.